آموزش ساخت ایمیل شرکتی در هاست (ایجاد ایمیل رسمی و سازمانی)

شاید برای شما هم پیش آمده باشد که ایمیل‌ های مختلفی دریافت کنید و ببینید که آدرس ایمیل کمی با ایمیل های رایج متفاوت است! معمولاً کسب و کارهای مختلف به جای استفاده از سرویس دهنده ایمیل، از ایمیل شرکتی خود استفاده می کنند.

برای استفاده از ایمیل سازمانی تنها چیزی که نیاز دارید، یک هاست و یک دامنه است تا بتوانید روی آن ایمیل ایجاد کنید. اما چرا باید از ایمیل سازمانی استفاده کنیم و چه مزایایی دارد؟ در این مقاله به بررسی این موضوع می پردازیم و در نهایت، به شما آموزش می دهیم که چگونه ایمیل سازمانی برای خود ایجاد کنید.

ایمیل شرکتی چیست و چه کاربردی دارد؟

هنگامی که نام ایمیل به گوش کاربران می خورد، اولین چیزی که یادشان می آید سرویس دهنده های ایمیل نظیر جیمیل، یاهو و… است. این سرویس دهنده ها سالیان درازی است که به کاربران امکان ایجاد ایمیل را می دهند اما گاهی اوقات کاربران نیاز دارند تا برای کسب و کار خود، یک ایمیل شرکتی ایجاد کنند. ایمیل سازمانی، به ایمیل گفته می شود که روی هاست مربوط به کسب و کار ایجاد می شود و دیگر از سرویس دهنده های ایمیل استفاده نمی شود.

استفاده از ایمیل شرکتی باعث می‌شود مخاطبان شما دید حرفه‌ای تری به برندتان داشته باشند. علاوه بر این با ارسال هر ایمیل از آدرس شرکتی برندتان را نیز تقویت می‌کنید. بنابراین ایمیل سازمانی معمولاً برای کسب و کارها است و البته افرادی عادی هم که سایت شخصی دارند، می توانند از این قابلیت استفاده کنند.

برای ایجاد ایمیل سازمانی تنها چیزی که نیاز دارید، یک هاست و یک دامنه است! تقریباً همه هاستینگ ها به شما امکان ایجاد ایمیل روی هاست را می دهند و به راحتی می توانید ایمیل موردنظر خود را ایجاد کنید.

اگر نام دامنه شما domain.ir باشد، می توانید یک نام ایمیل انتخاب کنید؛ به عنوان مثال نام ایمیل شما my است. در این صورت ایمیل سازمانی شما my@domain.ir خواهد بود که می تواند شما را حرفه ای نمایش دهد. به خصوص برای کسب و کارهای آنلاین، بهتر است حتماً از ایمیل شرکتی استفاده کنید تا اعتماد کاربران را به صورت کامل جلب کنید.

پیشنهاد می‌کنیم مطالعه کنید: «هاست ایمیل چیست»

ایجاد ایمیل شرکتی چه مزایایی دارد؟

یکی از سوالات مهمی که برای کاربران پیش می آید، این است که چرا باید از ایمیل سازمانی استفاده کنیم؟ ایمیل شرکتی مزایای بسیار زیادی برای کسب و کارها دارد که هر یک از آن ها، می تواند به رشد کسب و کارتان کمک زیادی کند.

در این بخش از مقاله می خواهیم به بررسی تمام مزایای استفاده از ایمیل سازمانی برای کسب و کارهای اینترنتی بپردازیم تا راحت‌تر بتوانید در مورد استفاده از ایمیل سازمانی تصمیم گیری کنید. مهم ترین مزایای استفاده از ایمیل شرکتی عبارتند از:

1. استفاده از نام تجاری در ایمیل

اگر از یک ایمیل رسمی استفاده کنید، نام تجاری برند شما در آن ظاهر می‌شود! در واقع در ایمیل سازمانی نام دامنه شما وجود دارد و دامنه شما همان برندتان در کسب و کار اینترنتی است. حال فرض کنید یک کاربر ایمیل خود را باز می کند و متوجه می شود که یک ایمیل از سمت شما دریافت کرده است.

اگر ایمیل شما یک ایمیل سازمانی باشد بیشتر به شما اعتماد می کند یا اگر یک ایمیل از سرویس دهنده یاهو باشد؟ قطعاً زمانی که ایمیل شما سازمانی باشد. بنابراین استفاده از ایمیل شرکتی کمک بسیار زیادی به شما می کند تا بتوانید اعتماد کاربران را جلب کنید.

2. امکان ایجاد انواع ایمیل برای خدمات مشتریان

در بسیاری از مواقع هاست شما محدودیتی برای ایجاد ایمیل ندارد! در واقع شما می توانید به هر تعدادی که نیاز داشتید ایمیل ایجاد کنید اما باید حواستان به فضای هاست باشد. تنها محدودیتی که وجود دارد، این است که اگر حجم هاست شما پر شود، دیگر نمی توانید ایمیل دریافت یا ارسال کنید. در کسب و کارهای مختلف ممکن است هر فرد مسئولیتی بر عهده داشته باشد و برای انجام کارهای خود، نیاز به ایمیل سازمانی داشته باشد. به عنوان مثال برای بخش تبلیغات خود می توانید از ایمیل ads@domain.ir و برای بخش پشتیبانی می توانید از ایمیل support@domain.ir استفاده کنید.

3. افزایش اعتبار و تایید ایمیل واقعی شما

ایمیل سازمانی کاملاً مشخص است که از طرف چه کسب و کاری ارسال شده است! در حالی که در گوگل و یاهو شما می توانید ایمیل های مختلفی با اضافه کردن یک کاراکتر به ایمیل کسب و کارها ایجاد کنید. بنابراین اعتماد کردن به ایمیل های سرویس دهنده های جهانی کمی سخت است! در حالی که شما می توانید با ایمیل سازمانی برای کاربران ایمیل ارسال کنید که در این صورت کاملاً مشخص است که ایمیل ارسال شده از طرف چه کسب و کاری بوده است. بنابراین ایمیل سازمانی در نزد کاربران از اعتبار بیشتری برخوردار است و راحت تر به شما اعتماد می کنند.

4. افزایش فروش کسب‌ و کار

اعتماد کاربران مسئله مهمی در فروش کسب و کارها است! یکی از بخش های بسیار مهم کسب و کار، فروش است که اگر به خوبی انجام شود، می تواند در رشد کسب و کارها تاثیر زیادی بگذارد. از طرف دیگر، ایمیل مارکتینگ یکی از مهم ترین روش های بازاریابی است تا بتوانید محصولات و خدمات خود را به فروش برسانید.

حال اگر در ایمیل مارکتینگ از ایمیل مربوط به سرویس دهنده همگانی نظیر یاهو استفاده کنید، ممکن است کاربران آن را اسپم یا حتی کلاه برداری بدانند. در حالی که اگر از ایمیل شرکتی استفاده کنید، خیلی ساده می توانید اعتماد کاربران کاربران را برای افزایش نرخ تبدیل و فروش جلب کنید.

پیشنهاد می‌کنیم مطالعه کنید: «هاست چیست؟»

5. امکان ایجاد ایمیل برای همه کاربران

اگر نیاز داشته باشید که به کاربران خود هم ایمیل شخصی ارائه کنید، خیلی ساده می توانید این کار را انجام دهید. برای این کار، دو راه کار وجود دارد! اولین راه این است که ایمیل کاربران را به صورت دستی ایجاد کنید و به دست آن ها برسانید. اما یکی راه ساده تر وجود دارد؛ شما می توانید یک اسکریپت ایمیل روی هاست خود نصب کنید تا کاربران خودشان بتوانند ایمیل ایجاد کنند. بنابراین اگر با خرید هاست ایمیل، می توانید برای همه کاربران سایت خود ایمیل شرکتی ایجاد کنید که البته کمتر کسب و کاری به چنین موردی نیاز پیدا می کند.

6. افزایش ایمنی ایمیل نسبت به سایر سرویس‌ دهنده‌ها

گاهی اوقات کسب و کارها نگران هک شدن سرویس دهنده ایمیل هستند و البته گاهی این اتفاق می افتد. در واقع کسب و کارها می ترسند که ایمیل خود را در گوگل ایجاد کنند و فردی بتواند به آن دسترسی پیدا کند! به همین دلیل استفاده از ایمیل سازمانی نسبت به سرویس دهنده های ایمیل پیشنهاد می شود. دلیل آن هم این است که امنیت آن تا حد زیادی بالا است و همه اطلاعات روی هاست شما نگه داری می شود. پس اگر نگران امنیت ایمیل خود هستید، حتماً از ایمیل شرکتی استفاده کنید تا بتوانید از یک محیط امن برای ارتباط با دیگران استفاده کنید.

7. اسپم نشدن ایمیل در صورت استفاده از سرویس معتبر

یکی از مشکلاتی که کاربران هنگام استفاده از سرویس دهنده های ایمیل همگانی برای ارسال ایمیل انبوه استفاده می کنند، این است که ایمیل ها اسپم می شود! پوشه اسپم ایمیل های همه ما پر از ایمیل هایی است که هیچ گاه دیده نمی شود و این مسئله باعث می شود تا تنها بودجه شما هدر برود. در حالی که اگر از یک وب سرور معتبر استفاده کنید، ایمیل های شما همگی به این‌باکس کاربر می رود و دیده می شود. پس اگر می خواهید ایمیل های شما اسپم نشود، از ایمیل سازمانی به همراه یک وب‌سرور عالی استفاده کنید تا بهترین نتیجه را بگیرید.

این موارد، از مهم ترین مزایای استفاده از ایمیل سازمانی است که شما را برای استفاده از ایمیل رسمی مصمم‌ تر خواهد کرد.

پیشنهاد می‌کنیم مطالعه کنید: «همه چیز درباره‌ی ایمیل مارکتینگ»

آموزش ایجاد ایمیل شرکتی در سی پنل

اگر کسب و کار آنلاین شما بر روی هاست سی پنل میزبانی می شود، به راحتی می توانید یک ایمیل سازمانی بر روی آن ایجاد کنید. چند مرحله تا ایجاد ایمیل شرکتی روی وردپرس وجود دارد که باید طی شود:

مرحله اول) ورود به سی پنل

در مرحله اول ابتدا شما باید وارد سی پنل خود شوید. برای ورود به سی پنل اگر به رمز عبور خود دسترسی ندارید، به راحتی می توانید از طریق پنل کاربری هاستینگ خود وارد بخش سرویس ها و در نهایت وارد هاست خود شوید. همچنین اگر به نام کاربری و پسورد هاست خود دسترسی دارید، کافی است پورت ۲۰۸۲ یا ۲۰۸۳ را پس از دو نقطه، جلوی دامنه خود وارد کنید:

در این محیط نام کاربری و رمز عبور هاست خود را وارد کنید تا در نهایت وارد محیط هاست سی پنل خود شوید.

مرحله دوم) ایجاد ایمیل سازمانی در هاست

اکنون که وارد هاست خود شدید، زمان آن می رسد که وارد بخش ایجاد ایمیل شوید. در سی پنل بخشی به نام Email وجود دارد که تمام امور مربوط به ایمیل هاست در آن قرار دارد. در این بخش بر روی گزینه Email Accounts کلیک کنید تا بتوانید به اکانت های ایجاد شده دسترسی داشته باشید:

در این قسمت کافی است بر روی Create کلیک کنید تا بتوانید یک ایمیل جدید با مشخصات دلخواه خود ایجاد کنید:

در بخش بعدی باید اطلاعات ایمیل خود را وارد کنید تا بتوانید ایمیل موردنظر را ایجاد کنید:

• 
• Domain: اگر هاست شما به چندین دامنه متصل است، در این بخش باید دامنه ای که می خواهید ایمیل شما با آن ایجاد شود را انتخاب کنید.
• Username: در این بخش باید نام کاربری دلخواه خود را انتخاب کنید تا در کنار نام دامنه، یک ایمیل را تشکیل دهد.
• Password: در این بخش باید یک پسورد ایمن برای ایمیل خود انتخاب کنید تا با آن بتوانید وارد وب‌میل خود شوید. با کلیک بر روی Generate می‌ توانید یک پسورد ایمن بسازید و لازم است تا آن را کپی کنید.
• Optional Setting: این بخش مربوط به تنظیمات اضافه است که اگر نیاز داشتید، می توانید آن را تنظیم کنید.

در نهایت کافی است بر روی Create کلیک کنید تا ایمیل شما ساخته شود.

مرحله سوم) وارد شدن به ایمیل سازمانی

پس از ایجاد ایمیل، زمان آن می رسد که وارد بخش اصلی ایمیل شوید. برای این کار در سی پنل کافی است پورت ۲۰۸۷ یا ۲۰۹۶ را پس از دو نقطه وارد کنید تا وارد محیط زیر شوید:

اکنون نام کاربری و پسورد خود را وارد کنید تا بتوانید وارد ایمیل خود شوید. البته از طریق بخش اکانت های ایمیل در سی پنل هم می توانید وارد آن شوید اما این راه برای کسانی است که به هاست دسترسی دارند! بنابراین کاربرانی که به هاست دسترسی ندارند، از همین روش مرحله سوم باید استفاده کنند.

آموزش ایجاد ایمیل شرکتی در دایرکت ادمین

اگر خرید هاست دایرکت ادمین برای میزبانی سایت خود استفاده می کنید، باز هم به راحتی می توانید ایمیل سازمانی خود را ایجاد کنید. برای ایجاد ایمیل سازمانی روی دایرکت ادمین هم باید چند مرحله طی شود که در ادامه به بررسی آن ها می پردازیم:

مرحله اول) ورود به دایرکت ادمین

برای ایجاد ایمیل در هاست دایرکت ادمین، ابتدا باید وارد محیط دایرکت ادمین شوید. برای این کار ابتدا کافی است دامنه خود را وارد کرده و سپس پورت ۲۲۲۲ را پس از دو نقطه جلوی آن وارد کنید:

در این بخش با وارد کردن نام کاربری و پسورد می توانید وارد بخش مدیریت هاست دایرکت ادمین شوید. اگر نام کاربری و پسورد هاست خود را که معمولاً برایتان ایمیل می شود نمی دانید، کافی است وارد ناحیه کاربری هاستینگ خود شوید و از طریق بخش سرویس ها، وارد هاست شوید. در این صورت نیازی به نام کاربری و پسورد نخواهید داشت!

مرحله دوم) ایجاد ایمیل شرکتی

در این مرحله زمان آن است که ایمیل موردنظر خود را در دایرکت ادمین ایجاد کنید! برای ایجاد ایمیل در دایرکت ادمین کافی است وارد بخش Email Accounts که در بخش Email Manager قرار دارد، شوید:

پس از ورود به این بخش، به راحتی می توانید یک ایمیل ایجاد کنید. برای این کار Create کلیک کنید تا وارد صفحه ایجاد ایمیل شوید:

در این قسمت باید مشخصات ایمیل را وارد کنید:

Username: در این بخش باید نام کاربری دلخواه خود را انتخاب کنید.

Password: در این بخش باید یک پسورد ایمن برای ایمیل خود انتخاب کنید تا با آن بتوانید وارد وب‌میل خود شوید.

Email Quota: در این بخش باید مقدار حجمی که برای نگه داری فایل در این ایمیل در نظر گرفته اید را وارد کنید.

Send Limit: در این بخش می توانید تعداد ایمیل های ارسالی را محدود کنید.

در نهایت بر روی Create Account کلیک کنید تا اکانت ایمیل شما ساخته شود و بتوانید از آن استفاده کنید.

مرحله سوم) وارد شدن به ایمیل شرکتی در دایرکت ادمین

پس از ایجاد ایمیل، زمان آن می رسد که وارد آن شوید. برای ورود به ایمیل دایرکت ادمین می توانید در صورت دسترسی به هاست، به صورت مستقیم وارد آن شوید. اگر به هاست دسترسی ندارید، باید از طریق وب‌میل وارد ایمیل شوید. برای این کار کافی است کلمه webmail را در جلوی دامنه خود وارد کنید تا صفحه ورود به ایمیل برای شما باز شود:

در این بخش کافی است نام کاربری و پسورد خود را وارد کنید و سپس بر روی login کلیک کنید.

سوالات رایج کاربران در مورد ایمیل شرکتی

اکنون که با آموزش ایجاد ایمیل سازمانی آشنا شدید و می دانید که استفاده از ایمیل سازمانی چقدر اهمیت دارد، ممکن است چندین سوال مهم برای شما پیش بیاید. چند مورد از سوالات رایج کاربران در مورد ایمیل سازمانی عبارتند از:

• محدودیتی برای ایجاد ایمیل رسمی وجود دارد؟

اولین سوالی که برای هر کاربری ممکن است پیش بیاید، این است که آیا محدودیتی برای ایجاد ایمیل سازمانی در هاست وجود دارد؟ خیر! تنها یک محدودیت برای ایجاد ایمیل سازمانی وجود دارد و آن هم این است که پس از پر شدن حافظه هاست، دیگر امکان ایجاد ایمیل را نخواهید داشت. همچنین در این صورت نمی توانید ایمیلی ارسال یا دریافت کنید. به همین دلیل قابلیت تعیین حافظه برای هر ایمیل در نظر گرفته شده است که تا بتوانید به راحتی آن را مدیریت کنید! البته شما می توانید با قابلیت unlimited آن را روی حالت بدون محدودیت قرار دهید.

• محدودیتی برای ارسال ایمیل با تعداد بالا وجود دارد؟

اگر وب سرور شما را برای این مسئله محدود کرده باشد، محدودیت وجود دارد! اما اگر شما را محدود نکرده باشد، هیچ محدودیتی نیست و می توانید هر چقدر که می خواهید ایمیل ارسال کنید. البته متخصصان حوزه هاستینگ می گویند برای آن که ایمیل های شما اسپم نشود، بهتر است در هر ساعت تنها تعداد محدودی ایمیل ارسال کنید تا با مشکل اسپم روبرو نشوید. بنابراین اگر می خواهید با این مشکل مواجه نشوید، در هر ساعت محدودیت ایمیل قائل شوید. اگر تعداد ایمیل های شما بسیار زیاد است، بهتر است از سرورهای کانفیگ شده برای ارسال ایمیل استفاده کنید.

• در صورت نیاز، می ‌توانیم ایمیل رسمی را حذف کنیم؟

این کار به سادگی امکان پذیر است! در بخش ایملی هاست شما به راحتی می توانید به ایمیل های ایجاد شده دسترسی داشته باشید و هر کاری که نیاز دارید را انجام دهید. اگر می خواهید ایمیل خود را حذف کنید، کافی است وارد بخش ایمیل های هاست شوید و آن را حذف کنید. البته باید توجه داشته باشید که با حذف کردن آن تمام اطلاعات از دسترس خارج می شود و دیگر نمی توانید به آن دسترسی داشته باشید. بنابراین اگر به اطلاعات خود نیاز دارید، حتماً از آن بکاپ تهیه کنید تا به راحتی از آن استفاده کنید.

• برای هر ایمیل چقدر فضای نگه‌داری فایل وجود دارد؟

این مسئله به کسی که ایمیل شما را در هاست ایجاد کرده است، بستگی دارد! اگر مدیر سایت هستید و به هاست دسترسی دارید، می توانید میزان فضای نگه داری فایل را خودتان مشخص کنید اما اگر کسی برای شما ایمیل ایجاد کرده است، بهتر است میزان فضای موردنیاز را به او بگویید تا در نظر بگیرد. همچنین فرد ایجاد کننده ایمیل به راحتی می تواند ایمیل را بدون محدودیت ایجاد کند و تا زمانی که هاست شما پر نشود، می توانید فایل های خود را بر روی آن نگه دارید کنید. این موضوع را باید در نظر بگیرید که حتی سرویس دهنده های ایمیل نظیر یاهو هم محدودیت قائل هستند و نامحدود نیستند!

نتیجه ‌گیری

ایمیل سازمانی یکی از مواردی است که در کسب و کارهای مختلف مورد استفاده قرار می گیرد و البته استفاده از آن ضروری است. ایمیل رسمی مزایای زیادی دارد و در هر نوع هاستی هم قابل ایجاد است. در این مقاله سعی کردیم به بررسی کامل مفهوم ایمیل سازمانی، مزایایی که برای کسب و کارها دارد و همچنین راه های ایجاد ایمیل سازمانی در هاست پرداختیم. اگر سوالی در مورد ایمیل سازمانی و این مقاله دارید، می توانید از طریق بخش نظرات مطرح کنید تا شما را راهنمایی کنیم.