آموزش ساخت ایمیل تجاری و شرکتی، در ۳ مرحله!

ساخت ایمیل تجاری مزایای زیادی برای سازمان‌ها و کسب‌وکارها دارد؛ از اعتبار و عزت و احترام بیشتر در چشم مشتری بگیرید تا امنیت و جلوگیری از اسپم شدن ایمیل‌ها!

اصلاً همه این‌ها به کنار؛ خودتان را بگذارید جای مشتری و ببینید وقتی از طرف یک شرکت و سازمان، ایمیلی با آدرس شخصی (مثل جیمیل و یاهو) دریافت می‌کنید چه حسی به آن برند دارید. (احتمالاً حس خیلی مثبتی نیست!)

پس اگر می‌خواهید کسب‌وکارتان در ارتباطات خود وجهه حرفه‌ای و معتبرتری داشته باشد، چند دقیقه وقت بگذارید و این مقاله را تا انتها بخوانید.

در این مقاله، نحوه ساخت ایمیل بیزینسی در دو کنترل‌پنل سی‌پنل و دایرکت ادمین را قدم‌به‌قدم توضیح داده‌ایم.

اول از همه برویم سراغ مباحث تئوری و ببینیم ایمیل تجاری چیست.

ایمیل تجاری یا سازمانی چیست؟

ایمیل تجاری (یا بیزینسی، سازمانی، کاری، شرکتی، رسمی) یک آدرس ایمیل سفارشی و مختص کسب‌وکار شماست که با نام دامنه سایت‌تان ساخته می‌شود. مثلاً آدرس ایمیل  [email protected] یک ایمیل شرکتی است؛ چون با نام دامنه لیمو ساخته شده است.

ایمیل سازمانی روی هاست مربوط به کسب‌وکار ایجاد می‌شود و برای ساخت آن از سرویس‌دهنده‌های ایمیل مثل جیمیل و یاهو و… استفاده نمی‌شود.

جلوتر به مزایای ساخت ایمیل بیزینسی اشاره می کنیم، ولی همین‌قدر بدانید که استفاده از ایمیل شرکتی باعث می‌شود:

• برندی حرفه‌ای‌ و معتبرتری به نظر برسید،
• به خاطر سپردن و یادآوری برند شما آسان‌تر باشد،
• ارتباطات درون‌سازمانی و برون‌سازمانی حرفه‌ای‌تری داشته باشید،
• کنترل و مدیریت بهتری در فرایند اراسال و دریافت ایمیل‌ها داشته باشید،

برای مثال فرض کنید ایمیل تجاری ما به‌جای [email protected]، چنین آدرسی بود:«[email protected]»! از لحاظ تئوری هر دو آدرس ایمیل هستند و کار یکسانی انجام می‌دهند؛ اما در عمل احتمالاً با دیدن این آدرس، اولین تصویری که از لیموهاست در ذهن‌تان نقش می‌بست، برندی ضعیف و چیپ بود!

این از چیستی و تعریف ایمیل بیزینسی؛ حالا بیایید ببینیم در ساخت ایمیل برای شرکت به چه چیزهایی نیاز داریم.

مواد لازم برای ساخت ایمیل شرکتی!

برای ساخت ایمیل کاری تنها چیزی که نیاز دارید، یک هاست و یک دامنه است! تقریباً همه هاستینگ‌ها امکان ایجاد ایمیل روی هاست را به مشترکان‌شان می‌دهند و به‌راحتی می‌توانید ایمیل موردنظر خود را ایجاد کنید.

اگر در حال حاضر سایت دارید که به‌طور بای دیفالت شرایط و مواد لازم برای ساخت ایمیل رسمی را دارید؛ اما اگر هنوز سایت ندارید، بهتر است که با آن‌ها آشنا شوید.

دامنه

برای اینکه کاربران بتوانند سایت شما را در اینترنت پیدا کنند، به یک آدرس اینترنتی که خاص سایت شماست نیاز دارند. این آدرس اینترنتی از چندین بخش تشکیل شده که مهم‌ترین قسمت آن نام و پسوند دامنه است.

قبلاً در مقاله دیگری درباره اینکه دامنه چیست و نکات  و موضوعات پیرامون آن صحبت کرده‌ایم که پیشنهاد می‌کنم حتماً آن را مطالعه کنید.

جست‌و‌جو و ثبت دامنه

از بین بیش از ۸۰۰ پسوند مختلف، دامنه دلخواهتان را جست‌و‌جو و ثبت کنید.

شروع قیمت از
۴۹ هزار تومان

خرید دامنه

هاست

دومین چیز برای ساخت ایمیل تجاری، هاست است. هاست به فضا و حافظه‌ای از یک سرور می‌گویند که محتویات سایت شما روی آن ذخیره، نگهداری و پردازش می‌شود.

اگر می‌خواهید دقیق‌تر بدانید که هاست چیست و چه انواعی دارد، به مقاله‌ای که قبلاً در این باره نوشتیم مراجعه کنید.

نکته: بهتر است برای اینکه فضای هاست اصلی سایت‌تان بیخودی شلوغ و پر نشود و مدیریت و کنترل بهتری روی ایمیل‌های ارسالی و دریافتی‌تان داشته باشید، در کنار سرویس میزبانی اصلی سایت‌تان، از هاست ایمیل هم استفاده کنید.

خب! حالا برویم سر اصل مطلب و نحوه ساخت ایمیل شرکتی در سی‌پنل و دایرکت ادمین را یاد بگیریم.

مراحل ساخت ایمیل تجاری روی هاست cPanel

مراحل ساختن ایمیل شرکتی در هر دو کنترل‌پنل سی‌پنل و دایرکت تقریباً مشابه است و مسیری یکسانی را باید طی کنید. ما توضیحات‌مان را با ساخت ایمیل روی سی‌پنل شروع می‌کنیم.

هاست لینوکس سی‌پنل

مدیریت میزبانی در اختیار شماست! مناسب برای تمام CMS‌ها و سازگار با انواع زبان‌ها

شروع قیمت از
از ۲۹۹ هزار تومان

خرید هاست لینوکس

مرحله اول: ورود به کنترل پنل cPanel

در ابتدا شما باید وارد سی‌پنل شوید. برای ورود به سی پنل ۴ راه پیش روی شماست:

• از طریق ناحیه کاربری هاست
• از طریق آدرس URL
• از طریق آی‌پی
• از طریق هاست‌نیم

ما اینجا روش اول را توضیح می‌دهیم و سه روش باقی‌مانده را می‌توانید در مقاله «آموزش ورود به سی پنل (با ۴ روش مختلف)» بخوانید.

برای ورود به سی‌پنل از طریق ناحیه کاربری هاست، اگر به نام کاربری و پسورد هاست خود دسترسی دارید، می‌توانید پورت ۲۰۸۲ یا ۲۰۸۳ را پس از دو نقطه، جلوی دامنه خود وارد کنید تا وارد سی‌پنل شوید.

در این محیط نام کاربری و رمز عبور هاست خود را وارد کنید تا در نهایت وارد محیط هاست سی پنل خود شوید.

اگر به رمز عبور خود دسترسی ندارید، به‌راحتی می‌توانید از طریق پنل کاربری هاستینگ خود وارد بخش «سرویس‌ها» شده و از بخش «مدیریت هاست‌ها» وارد کنترل‌پنل‌تان شوید.

مرحله دوم: ایجاد ایمیل رسمی در سی‌پنل

حالا که وارد کنترل‌پنل هاست‌تان شدید، باید سراغ گزینه «ایمیل» بروید؛ تمام امور مربوط به ایمیل‌های هاست در این بخش انجام می‌شود.

در این بخش بر روی گزینه «Email Accounts» کلیک کنید تا بتوانید به اکانت‌های ایجادشده دسترسی داشته باشید.

حالا برای اینکه بتوانید یک ایمیل با مشخصات دلخواه خودتان بسازید، باید روی گزینه «Create» کلیک کنید.

در بخش بعدی باید اطلاعات ایمیل مثل دامنه سایت، یوزرنیم و پسوردتان را وارد کنید تا بتوانید ایمیل رسمی‌تان را بسازید.

• فیلد Domain: اگر هاست شما به چندین دامنه متصل است، در این بخش باید دامنه‌ای را که می‌خواهید در آدرس ایمیل شما نشان داده شود، انتخاب کنید.
• فیلد Username: در این بخش باید نام کاربری دلخواه خود را انتخاب کنید تا در کنار نام دامنه، یک ایمیل را تشکیل دهد.
• فیلد Password: در این بخش باید یک پسورد ایمن برای ایمیل خود انتخاب کنید تا با آن بتوانید وارد وب‌میل خود شوید. با کلیک بر روی Generate می‌ توانید یک پسورد ایمن بسازید و لازم است آن را کپی کنید. البته به‌جای وارد کردن پسورد، می‌توانید یک آدرس ایمیل وارد کنید و از سی‌پنل بخواهید لینک لاگین و تنظیمات را برای آن بفرستد.
• فیلد Optional Setting: این بخش مربوط به تنظیمات اضافه‌ای مثل فضای ذخیره‌سازی، جلوگیری از ایجاد خودکار پوشه‌ها و… است که اگر نیاز داشتید، می توانید آن را تنظیم کنید.

در نهایت کافی است بر روی گزینه Create کلیک کنید تا ایمیل شما ساخته شود.

مرحله سوم: ورود به وب‌میل

پس از ایجاد ایمیل، برای چک کردن صفحه وب‌میل، دوباره به بخش «Email Accounts» بروید و روی گزینه «CHECK EMAIL» کلیک کنید. البته این راه برای کسانی است که به هاست دسترسی دارند! بنابراین کاربرانی که به هاست دسترسی ندارند، باید برای این کار، پورت ۲۰۸۷ یا ۲۰۹۶ را پس از دو نقطه وارد کنند تا وارد محیط کاربری هاست شوند.

حالا نوبت ساخت ایمیل تجاری در دایرکت ادمین است.

آموزش ساخت ایمیل بیزینسی در دایرکت ادمین

اگر کنترل‌پنل هاست‌تان دایرکت ادمین است، برای ساخت ایمیل سازمانی روی دایرکت ادمین باید همان سه مرحله را به‌ترتیب طی کنید.

مرحله اول: ورود به دایرکت ادمین

برای ایجاد ایمیل در دایرکت ادمین، ابتدا باید وارد محیط دایرکت ادمین شوید. برای ورود به دایرکت ادمین کافی است دامنه خود را وارد کرده و سپس پورت ۲۲۲۲ را پس از دو نقطه جلوی آن وارد کنید:

در این بخش با وارد کردن نام کاربری و پسورد می‌توانید وارد بخش مدیریت هاست دایرکت ادمین شوید.

اگر نام کاربری و پسورد هاست خود را که معمولاً از طرف شرکت هاستینگ برایتان ایمیل می‌شود، نمی‌دانید، کافی است وارد ناحیه کاربری هاستینگ خود شوید و از طریق بخش «سرویس‌ها»، وارد هاست شوید. در این صورت نیازی به نام کاربری و پسورد نخواهید داشت!

مرحله دوم: ساخت ایمیل تجاری

در این مرحله زمان آن است که ایمیل موردنظر خود را در دایرکت ادمین ایجاد کنید! برای ایجاد ایمیل در دایرکت ادمین کافی است به بخش «Email Accounts» که در قسمت «Email Manager» قرار دارد، بروید.

پس از ورود به این بخش، به‌راحتی می‌توانید یک ایمیل ایجاد کنید. برای این کار، روی گزینه «Create» کلیک کنید تا وارد صفحه ایجاد ایمیل شوید.

در این قسمت باید مشخصات ایمیل را وارد کنید:

• Username: در این بخش باید نام کاربری دلخواه خود را انتخاب کنید.
• Password: در این بخش باید یک پسورد ایمن برای ایمیل خود انتخاب کنید تا با آن بتوانید وارد وب‌میل خود شوید.
• Email Quota: در این بخش باید مقدار حجمی را که برای نگه‌داری فایل در این ایمیل در نظر گرفته‌اید، وارد کنید.
• Send Limit: در این بخش می‌توانید تعداد ایمیل‌های ارسالی را محدود کنید.

در نهایت بر روی «Create Account» کلیک کنید تا اکانت ایمیل شما ساخته شود و بتوانید از آن استفاده کنید.

مرحله سوم: وارد شدن به ایمیل شرکتی در دایرکت ادمین

برای ورود به ایمیل دایرکت ادمین می‌توانید در صورت دسترسی به هاست، به‌صورت مستقیم وارد آن شوید. اگر به هاست دسترسی ندارید، باید از طریق وب‌میل وارد ایمیل شوید. برای این کار کافی است کلمه webmail را در جلوی دامنه خود وارد کنید تا صفحه ورود به ایمیل برای شما باز شود:

در این بخش کافی است نام کاربری و پسورد خود را وارد کنید و سپس بر روی login کلیک کنید.

خب تا اینجا فهمیدیم که ایمیل تجاری چیست و چگونه ایمیل شرکتی بسازیم. اگر موافقید باشید نگاهی هم به مزایای ساخت ایمیل بیزینسی بیندازیم و به چراهای ذهنی شما پاسخ دهیم!

مزایای ساخت ایمیل تجاری چیست؟

ساخت ایمیل تجاری فواید زیادی برای کسب‌وکارها دارد که در این بخش به ۶ تا از مهم‌ترین آن‌ها اشاره می‌کنیم.

۱) استفاده از نام برند در ایمیل

در آدرس‌های ایمیل رسمی و تجاری، نام برند یا همان دامنه سایت‌تان جزوی از ایمیل است و هویت شما را به‌عنوان یک سازمان به‌خوبی نشان می‌دهد. این‌طوری هم نام برند شما بیشتر و بهتر در یاد می‌ماند، هم به‌خاطرآوردن آن برای مشتری راحت‌تر است.

۲) ایجاد ایمیل برای بخش‌های مهم سازمان

در بسیاری از مواقع هاست شما محدودیتی برای ایجاد ایمیل ندارد و شما می‌توانید به هر تعدادی که نیاز داشتید ایمیل ایجاد کنید؛ اما باید حواستان به فضای هاست هم باشد چون اگر حجم هاست شما پر شود، دیگر نمی‌توانید ایمیل دریافت یا ارسال کنید.

ضمناً در کسب‌وکارهای مختلف ممکن است هر فرد مسئولیتی برعهده داشته و برای ارتباطات و انجام کارهای خود، به ایمیل سازمانی نیاز داشته باشد. برای مثال برای بخش تبلیغات خود می‌توانید از ایمیل [email protected] و برای بخش پشتیبانی از ایمیل [email protected] استفاده کنید.

۳) معتبر و قابل‌اعتماد بودن

در ایمیل‌های سازمانی کاملاً مشخص است که ایمیل دریافتی از جانب چه شرکتی ارسال شده است؛ در حالی که در گوگل و یاهو شما می‌توانید ایمیل‌های مختلفی با اضافه کردن یک کاراکتر به ایمیل کسب‌وکارها ایجاد کنید.

بنابراین ایمیل سازمانی در نزد کاربران از اعتبار بیشتری برخوردار است و راحت‌تر به آن اعتماد می‌کنند. در ضمن همان‌طور که ابتدای مقاله هم گفتیم، استفاده از ایمیل تجاری در ارتباطات‌تان وجهه حرفه‌ای و سطح بالایی به برندتان می‌بخشد.

۴) استفاده در بازاریابی ایمیلی و افزایش فروش

اگر در کمپین‌‌های ایمیل مارکتینگ‌تان از یک آدرس ایمیل سازمانی و رسمی برای ارسال ایمیل و خبرنامه و … استفاده کنید، فروش‌تان بیشتر از زمانی است که از ایمیل‌های غیررسمی استفاده کنید. چرا؟ همان‌طور که گفتیم کاربران اعتماد بیشتری به ایمیل‌های رسمی دارند و احتمال اینکه روی لینک خریدی کلیک کنند در این ایمیل‌ها بیشتر است.

خرید هاست ایمیل

هاست ایمیل لیموهاست، راه‌حلی مطمئنی برای ارسال ایمیل به کاربران و استفاده از ظرفیت‌های بی‌نظیر بازاریابی ایمیلی است.

شروع قیمت از
۷۹۰ هزار تومان

مشاهدۀ پلن‌ها

۵) بالا بردن امنیت

امنیت ایمیل‌ها خیلی مهم است و گاهی اوقات ممکن با هک شدن سرویس‌دهنده ایمیل، اطلاعات مهم کاربران فاش شود. مشکلات امنیتی در ایمیل‌های رسمی تقریباً صفر است؛ چون همه اطلاعات روی هاست شما نگهداری می‌شود.

پس اگر نگران امنیت ایمیل‌های خود هستید، حتماً از ایمیل شرکتی استفاده کنید تا بتوانید از یک محیط امن برای ارتباط با دیگران استفاده کنید.

۶) جلوگیری از اسپم

یکی از مشکلاتی که کسب‌وکارها هنگام استفاده از سرویس‌دهنده‌های ایمیل همگانی برای ارسال ایمیل انبوه با آن مواجه می‌شوند، اسپم شدن ایمیل‌ها است!

ایمیل‌های اسپم به هیچ دردی نمی‌خوردند، چون در ۹۰ درصد مواقع خوانده نمی‌شوند و این وسط فقط بودجه شماست هدر می‌رود. اگر می‌خواهید ایمیل‌های شما اسپم نشود، از ایمیل سازمانی به همراه یک وب‌سرور عالی استفاده کنید تا بهترین نتیجه را بگیرید.

این موارد، از مهم‌ترین مزایای ساخت ایمیل تجاری بودند. در بخش آخر این مقاله می‌خواهیم به سوالاتی که احتمالاً در سر دارید پاسخ داده و کم‌کم بحث‌مان را ببندیم.

سوالات رایج کاربران درباره ایمیل تجاری

اکنون که با نحوه ساخت ایمیل تجاری آشنا شدید و می‌دانید که استفاده از ایمیل سازمانی چقدر اهمیت دارد، ممکن است چندین سوال مهم برای شما پیش بیاید. در این بخش به همه این سوالات پاسخ داده‌ایم!

محدودیتی برای ایجاد ایمیل رسمی وجود دارد؟

خیر! تنها یک محدودیت برای ساخت ایمیل سازمانی وجود دارد و آن هم این است که پس از پر شدن حافظه هاست، دیگر امکان ایجاد ایمیل را نخواهید داشت و نمی‌توانید ایمیلی ارسال یا دریافت کنید.

برای همین هم قابلیت تعیین حافظه برای هر ایمیل در نظر گرفته شده است تا بتوانید به‌راحتی آن را مدیریت کنید! البته شما می‌توانید با قابلیت unlimited آن را روی حالت بدون محدودیت قرار دهید.

محدودیتی برای ارسال ایمیل با تعداد بالا وجود دارد؟

اگر وب‌سرور، شما را برای این مسئله محدود کرده باشد، محدودیت وجود دارد؛ اما اگر شما را محدود نکرده باشد، هیچ محدودیتی در کار نیست و می‌توانید هرقدر که می‌خواهید ایمیل ارسال کنید.

البته متخصصان حوزه هاستینگ می‌گویند برای آن که ایمیل‌های شما اسپم نشود، بهتر است در هر ساعت تنها تعداد محدودی ایمیل ارسال کنید تا با مشکل اسپم روبرو نشوید.

بنابراین اگر می‌خواهید با این مشکل مواجه نشوید، در هر ساعت محدودیت ایمیل قائل شوید. اگر تعداد ایمیل‌های شما بسیار زیاد است، بهتر است از سرورهای کانفیگ‌شده برای ارسال ایمیل استفاده کنید.

در صورت نیاز، می ‌توانیم ایمیل رسمی را حذف کنیم؟

بله؛ در بخش «ایمیل» کنترل‌پنل شما به‌راحتی می‌توانید به ایمیل‌های ایجادشده دسترسی داشته باشید و هر کاری که نیاز دارید را انجام دهید. البته باید توجه داشته باشید که با حذف کردن ایمیل تمام اطلاعات از دسترس خارج می‌شود و دیگر نمی‌توانید به آن دسترسی داشته باشید.

بنابراین اگر به اطلاعات خود نیاز دارید، حتماً از آن بکاپ تهیه کنید تا بعداً از آن استفاده کنید.

آیا بدون سایت هم می‌توانیم ایمیل بیزینسی بسازیم؟

بله؛ بدون سایت هم می‌توانید یک ایمیل تجاری بسازید. همان‌طور که گفتیم تنها چیزی که برای این کار نیاز دارید، یک هاست و دامنه است. به‌زودی در مقالات بعدی وبلاگ لیمو، روش ساخت ایمیل تجاری بدون سایت را آموزش خواهیم داد.

با ایمیل سازمانی، حرفه‌ای‌تر به نظر برسید!

در این مقاله گفتیم که ایمیل سازمانی چیست و چرا برای تمام کسب‌وکارهای بزرگ و کوچک ضروری است. همچنین نحوه ساخت ایمیل تجاری در سی‌پنل و دایرکت ادمین را آموزش دادیم و به سوالات متداول کاربران پاسخ دادیم.

اگر تا امروز از ایمیل سازمانی برای کسب‌وکارتان استفاده نمی‌کردید، همین حالا دست به کار شوید و در کمتر از چند دقیقه، یک ایمیل کاری و رسمی برای بیزینس‌تان بسازید.

در ضمن، اگر فکر می‌کنید چیزی از قلم افتاده یا سوال بی‌پاسخی برایتان باقی مانده است، حتماً در بخش نظرات بنویسید تا خیلی زود جواب‌تان را بدهیم.

منابع: hostinger