۱۴۰۳-۰۲-۰۳ 
۸ دقیقه 
۰ 
چک کردن و مدیریت ایمیل‌های شخصی که کاری ندارد! این پروسه زمانی پیچیده می‌شود که صاحب کسب‌وکاری باشید و روزانه با تعداد زیادی ایمیل ارسالی و دریافتی در صندوق ایمیل‌تان مواجه شوید.
اینجاست که نرم‌افزارهای مدیریت ایمیل به دادتان می‌رسند و می‌توانید خیلی سریع‌تر و حرفه‌ای‌تر ایمیل‌هایتان را مدیریت کنید.
قبل از اینکه به معرفی بهترین برنامه‌های مدیریت ایمیل بپردازیم، بیایید با کاربردها و قابلیت‌های این نرم‌افزارها آشنا شویم.
برنامه‌های مدیریت ایمیل چه کاربردی دارند؟
نرم‌افزارها و برنامه‌های مدیریت ایمیل حکم یک دستیار هوشمند را دارند که فرایندهایی مثل سازماندهی، زمان‌بندی و گاهاً رصد و اندازه‌گیری معیارهایی مثل نرخ بازشدن ایمیل و… را به‌طور خودکار انجام می‌دهند.
اگر صاحب کسب‌وکاری هستید، باید بدانید که انواع نرم افزار مدیریت ایمیل برای کسب‌وکار شما (به‌خصوص تیم‌های پشتیبانی و ارتباط با مشتری) یک ضرورت است.
استفاده از این ابزارهای کاربردی زمان پاسخگویی را کاهش می‌دهد، کارهای تکراری و روتین را به‌صورت خودکار راه می‌اندازد و شما می‌توانید به‌جای سروکله زدن با ایمیل‌ها، با خیال راحت به کارهای مهم‌تر رسیدگی کنید.
پس در کل، برنامه‌های مدیریت ایمیل معمولاً این وطایف را بر عهده دارد:
- مرتب کردن ایمیل‌هایی که از منابع مختلف دریافت شده‌اند
- سازماندهی ایمیل‌هایی که به‌صورت انبوه ارسال شده‌اند
- لغو اشتراک ایمیل‌های ناخواسته که صندوق ورودی را شلوغ می‌کنند
- سازماندهی ایمیل‌های شخصی و مدیریت Inbox
- ردیابی معیارهایی مثل نرخ کلیک یا باز کردن ایمیل
شروع قیمت از
۷۹۰ هزار تومان
| 🧩 پیشنهاد خواندنی: آموزش ساخت ایمیل تجاری بدون سایت و با دامنه دلخواه |
۵ ویژگی مهم در نرم‌افزارهای مدیریت ایمیل
چرا باید از نرم‌افزارهای مدیریت ایمیل استفاده کنیم؟ این نرم‌افزارها ۶ فایده مهم دارند که باعث شده به برنامه‌های کاربردی و کارراه‌انداز تبدیل شوند. در ادامه، این ویژگی‌ها را با هم بررسی می‌کنیم.
رابط کاربری ساده
استفاده از نرم‌افزارهای مدیریت ایمیل ساده است. بهترین نرم‌افزارهای مدیریت ایمیل به گونه‌ای طراحی می‌شوند که شما بتوانید به سرعت به اطلاعات مد نظر خود دسترسی داشته باشید و آن‌ها را پیدا کنید.
به عنوان مثال، زمانی که ایمیل یک مشتری را باز می‌کنید، می‌توانید اطلاعات مربوط به مشخصات، پیام‌های قبلی و اطلاعات کسب‌وکار را مشاهده کنید.
یکپارچه‌سازی
فرض کنید یک ایمیل از مشتری دریافت کرده‌اید که قصد پیگیری سفارش خود را دارد. در حالت عادی، شما باید ابتدا صفحۀ ایمیل را ببندید، برنامۀ دیگری را باز کنید، اطلاعات سفارش را کپی کنید و دوباره به صفحۀ ایمیل برگردید. قبول دارید این پروسه، پروسه فرساینده‌ای است؟!
ولی وقتی که نرم افزار مدیریت ایمیل را با سایر برنامه‌های کسب‌وکار خود ادغام می‌کنید، این فرایند بسیار آسان می‌شود. همۀ کارها را روی یک پلتفرم انجام می‌دهید و دیگر نیازی به بستن و باز کردن چندین صفحه ندارید.
از Shopify و Lightspeed گرفته تا انواع برنامه‌های CRM و رسانه‌های اجتماعی، معمولاً اغلب برنامه‌های مدیریت ایمیل با همگی آن‌ها ادغام می‌شوند.
| 🧩 پیشنهاد خواندنی: آموزش ساخت ایمیل تجاری و شرکتی، در ۳ مرحله! |
اتوماسیون
اتوماسیون در نرم‌افزار مدیریت ایمیل مساوی است با سردرگمی کمتر، صرفه‌جویی در زمان و خودکارسازی کارهای تکراری! زمانی که می‌دانید قرار است یک ایمیل را بارها برای گروه خاصی از مشتریان بفرستید، می‌توانید تنظیمات این نرم‌افزارها را به گونه‌ای تنظیم کنید که بعضی ایمیل‌ها به‌صورت خودکار و سریع به مشتریان ارسال شوند.
امنیت
نرم‌افزارهای مدیریت ایمیل از امکان احراز هویت دومرحله‌ای و اخذ گواهی‌های امنیتی برخوردارند و می‌توانند از داده‌های محرمانه و محتوای ایمیل‌های شما محافظت کنند. همچنین ایمیل‌های شما از دسترسی غیرمجاز محافظت می‌شوند که این به امنیت کاربران و مشتریان کمک می‌کند.
برنامه‌ریزی
استراتژی شما برای ایمیل مارکتینگ چیست؟ فرقی نمی‌کند که چه استراتژی‌ای دارید؛ در هر صورت می‌توانید از نرم‌افزار مدیریت ایمیل برای برنامه‌ریزی و پیش رفتن در مسیر درست استفاده کنید. به عنوان مثال، می‌توانید ایمیل‌ها را براساس معیارهای مختلفی مثل فرستنده، موضوع، وضعیت، اولویت یا تاریخ مرتب کنید.
نرم‌افزار مدیریت ایمیل ابزارهایی برای جست‌وجو و فیلتر کردن ایمیل‌ها هم فراهم می‌کنند که باعث می‌شود ایمیل‌ها را سریع‌تر پیدا و مرور کنید. نتیجۀ این برنامه‌ریزی، بهره‌وری هرچه بیشتر و حرکت در مسیر استراتژی است!
بستری برای میزبانی از ایمیل‌های سازمانی‌تان آماده کرده‌اید؟اگر می‌خواهید به‌عنوان یک سازمان یا شخص حقیقی آدرس ایمیل تجاری، حرفه‌ای و بااعتبارتری داشته باشید و مشکلاتی مثل دریافت ایمیل اسپم یا قطعی سرویس ایمیل را تجربه نکنید، خرید هاست ایمیل به‌شدت به شما پیشنهاد می‌شود. |
معرفی بهترین نرم‌افزارهای مدیریت ایمیل (۹ ابزار کاربردی)
گفتیم که نرم‌افزارهای مدیریت ایمیل چه کاربردهایی دارند و ویژگی‌های آن را بررسی کردیم. حالا وقت آن رسیده که به معرفی بهترین برنامه‌های مدیریت ایمیل بپردازیم.
۱. Microsoft Outlook
Microsoft Outlook یک نرم‌افزار تقویم و مدیریت ایمیل است که زیرمجموعۀ Microsoft Office 365 محسوب می‌شود. می‌توانید از این نرم‌افزار به‌عنوان برنامه مدیریت ایمیل ویندوز استفاده کنید یا آن را روی تلفن همراه داشته باشید. خوبی Microsoft Office این است که علاوه بر ایمیل و تقویم، می‌تواند مخاطبین و تسک‌ها را هم مدیریت کند.
قبلاً در مقاله «Outlook چیست؟ آموزش نرم افزار outlook در ۱۰ دقیقه!» مفصل درباره این نرم‌افزار و نحوه کتر با آن صحبت کرده‌ایم که پیشنهاد می‌کنیم حتماً آن را مطالعه کنید.
| مزایا | معایب |
| رایگان و بدون نیاز به خرید اشتراک | محدودیت در دسترسی به داده‌های قدیمی‌تر |
| دسترسی ساده‌تر به سایر برنامه‌های مایکروسافت | محدودیت در مشاهدۀ صفحات تقویم در کنار هم |
| امکان شخصی‌سازی تم برنامه | بازگشت تصادفی گاه‌به‌گاه به ورژن قدیمی‌تر |
| قابلیت برنامه‌ریزی برای ارسال ایمیل‌های آینده | |
| نمایش زمان‌بندی تقویم و زمان‌های پیشنهادی برای جلسات |
۲. Helpwise
اگر به دنبال یک برنامه مدیریت ایمیل برای اکانت‌های تیمی هستید، Helpwise یک گزینۀ مناسب برای شماست. بدون ایجاد هرج‌ومرج یا مشکلات امنیتی، Inbox مشترک این نرم‌افزار امکان مدیریت ایمیل را به‌صورت تیمی فراهم می‌کند.
Helpwise یک پلتفرم خدمات مشتری هم است و می‌توانید تمام ارتباطات خود با مشتری را با این نرم‌افزار مدیریت کنید.
| مزایا | معایب |
| رابط کاربری ساده | دارای هزینۀ اشتراک |
| امکان مدیریت Inbox توسط تیم‌های مختلف سازمان | احتمال وجود خطا در گزارش‌ها |
| راه‌اندازی نرم‌افزار در کمتر از ۵ دقیقه | مرتب کردن ایمیل‌ها از قدیمی به جدید |
| امکان دریافت گزارش فقط با یک کلیک | |
| دارای نسخۀ آزمایشی رایگان |
۳. Front
مشابه ابزار قبلی، نرم‌افزار مدیریت ایمیل Front هم برای آسان کردن کار تیمی به کمک شما می‌آید. می‌توانید این برنامه را مثل فضای کاری مشترک خود بدانید. فضایی که تیم شما می‌تواند به صورت یکپارچه و هماهنگ در آن فعالیت کند، به ایمیل‌ها پاسخ دهد و همکاری کارآمدی داشته باشد.
| مزایا | معایب |
| امکان منشن کردن و مکالمه با سایر اعضا | دارای هزینۀ اشتراک |
| اعلام هشدار نرم‌افزار در صورت وجود مشکل | زمان‌بر بودن جست‌وجوی ایمیل‌های گمشده |
| هزینۀ کمتر برای تیم‌های کوچک | یکپارچه نبودن با Zoom |
| امکان ذخیره‌سازی ایمیل‌ها | محدودیت ویژگی‌های اپلیکیشن موبایل |
| قابلیت برنامه‌ریزی برای ارسال ایمیل در زمان مشخص | |
| به اشتراک‌گذاری پیش‌نویس ایمیل‌ها با تیم |
| 🧩 پیشنهاد خواندنی: معرفی بهترین سرویس های ایمیل مارکتینگ در سراسر دنیا |
۳. Brevo
Brevo یک ابزار ایمیل‌مارکتینگ همه‌کاره است که توانست جای ابزارهای مشهوری مثل Mailchimp را بگیرد. این پلتفرم بیش از ۸۰هزار کاربر دارد و به‌طور میانگین، روزی ۱۰۰میلیون ایمیل ارسال می‌کند! علاوه بر مدیریت ایمیل، Brevo امکان برقراری ارتباط با مشتری از طریق پیامک و چت را هم در اختیار شما قرار می‌دهد.
| مزایا | معایب |
| هزینۀ مقرون‌به‌صرفه | محدودیت در ارسال رایگان ایمیل (حداکثر ۳۰۰تا) |
| بیش از ۶۰ قالب آماده برای ایمیل | محدودیت در تعداد کاربران دارای دسترسی |
| امکان شخصی‌سازی با توجه به هویت برند | |
| ادغام با شبکه‌های اجتماعی | |
| گزارش از آمارها و فعالیت‌ها |
۴. eM Client
eM Client یکی دیگر از نرم‌افزارهای مدیریت ایمیل ویندوز با امکانات کامل است که رابط کاربری ساده‌ای دارد. وقتی از امکانات کامل این برنامه حرف می‌زنیم، منظورمان ویژگی‌هایی مثل تقویم، پیگیری تسک‌ها، مشاهدۀ مخاطبان، امکان یادداشت و چت است.
جالب است بدانید که نسخۀ موبایل eM Client کاملاً رایگان است. فقط در صورت دلخواه، می‌توانید اشتراک پشتیبانی سالانۀ آن را خریداری کنید.
| مزایا | معایب |
| تضمین حفظ حریم خصوصی و اطلاعات شخصی | محدودیت استفاده برای کاربران رایگان (حداکثر ۲ نفر) |
| امکان استفاده از نسخۀ آزمایشی رایگان ۳۰ روزه | به‌روزرسانی محدود فیچرهای نرم‌افزار |
| امکان استفاده به‌عنوان برنامه مدیریت ایمیل اندروید | |
| بدون محدودیت در تعداد کاربران یک اکانت | |
| امکان برگزاری جلسه با اعضای تیم بدون کاهش سرعت سیستم |
۵. Superhuman
Superhuman یک برنامۀ مدیریت ایمیل مبتنی بر هوش مصنوعی است. امکان لغو ارسال ایمیل، یکپارچه‌شدن با شبکه‌های اجتماعی، یادآوری پیگیری و به‌روزرسانی وضعیت ایمیل‌ها از ویژگی‌های اصلی این نرم‌افزار هستند. امکان همکاری تیمی در این نرم‌افزار وجود دارد و از سرعت بالایی در ارسال و دریافت ایمیل برخوردار است.
| مزایا | معایب |
| تسهیل گردش کار و مدیریت پروژه | فاقد نسخۀ آزمایشی |
| امکان سازماندهی صندوق ورودی | فاقد نسخۀ اندروید |
| دارای دکمه‌های میان‌بر صفحه کلید | ادغام نشدن با برنامه‌هایی مثل گوگل‌میت، Slacks و Notion |
| امکان جست‌وجوی سریع | |
| امکان اولویت‌بندی ایمیل‌ها و حذف موارد غیرضروری |
۶. Help Scout
شعار نرم‌افزار مدیریت ایمیل Help Scout این است: حساب ایمیل شما نباید شبیه غرب وحشی باشد!
این برنامه یک Inbox مشترک در اختیار تیم شما قرار می‌دهد تا بتوانید همه‌چیز را یک‌جا در اختیار داشته باشید. همۀ ایمیل‌ها را یک‌جا دریافت کنید و پاسخ دهید و از همان فضا برای ارسال پیام به هم‌تیمی‌ها استفاده کنید.
| مزایا | معایب |
| امکان ورود چند کاربره | کندی سرعت (گاهی اوقات) |
| دارای نسخۀ آزمایشی | رخ دادن خطاهای شبکه و سرور |
| امکان سازماندهی و اولویت‌بندی ایمیل‌ها | احتمال یکپارچه‌نشدن با نرم‌افزارهای داخلی |
| قابلیت ارسال پاسخ‌های خودکار | |
| قابلیت یکپارچه‌شدن با نرم‌افزارهای CRM |
| 🧩 پیشنهاد خواندنی: نحوه ورود به ایمیل info + مدیریت و ارسال ایمیل |
۷. Klaviyo
ابزار دیگری که برای ایمیل‌مارکتینگ و مدیریت ایمیل بسیار کاربردی است، Klaviyo نام دارد. این نرم‌افزار مبتنی بر هوش مصنوعی است و می‌تواند برای مشتریان، ایمیل یا پیامک شخصی‌سازی‌شده طراحی و ارسال کند. سازندگان Klaviyo معتقدند استفاده از این نرم‌افزار برای سازمان شما مثل سوخت عمل می‌کند و باعث رشد سریع‌تر آن می‌شود!
| مزایا | معایب |
| تقسیم‌بندی مشتریان و هدف‌گذاری | فاقد نسخۀ پشتیبان برای بازگرداندن ایمیل‌های حذف‌شده |
| مدیریت داده‌ها و اطلاعات | تأخیر در ارسال ایمیل‌های انبوه |
| ادغام شدن با Shopify | |
| قابلیت برقراری تعامل با مشتری | |
| قابل استفاده برای ایمیل‌مارکتینگ و SMS مارکتینگ | |
| محتوای آموزشی خوب برای استفاده از برنامه | |
| رابط کاربری ساده |
۸. MailerLite
آخرین برنامه‌ای که می‌خواهیم با آن آشنا شویم، MailerLite است. این نرم‌افزار شامل مجموعه‌ای از ابزارهای دیجیتال مارکتینگ است که ادعای کسب درآمد هوشمند و رشد سریع مخاطبان را دارد. از راه‌اندازی و مدیریت کمپین‌های ایمیل‌مارکتینگ تا دریافت گزارش و پیگیری نتایج را می‌توانید به MailerLite بسپارید.
| مزایا | معایب |
| رایگان برای حداکثر هزار کاربر و ۱۲هزار ایمیل در ماه | فرایند احراز هویت طولانی |
| امکان یکپارچه‌شدن با فیس‌بوک | کاربرپسند نبودن در مقایسه با رقبا |
| پشتیبانی مشتری قوی | محدودیت در ابزارهای ایمیل‌مارکتینگ |
| امکان طراحی و ساخت لندینگ‌پیج | |
| تضمین ارسال موفق ایمیل به مخاطبان هدف |
۹. SaneBox
SaneBox از هوش مصنوعی برای تحلیل رفتار کاربر و مدیریت ایمیل‌ها استفاده می‌کند. این نرم‌افزار می‌تواند ایمیل‌ها را اولویت‌بندی کند و موارد غیرضروری را به خارج از Inbox بفرستد. هوش مصنوعی Sanebox به مرور زمان رفتارهای شما را یاد می‌گیرد.
به عنوان مثال، اگر یک ایمیل خبرنامه را به صندوق ورودی اصلی منتقل کنید، تمام نسخه‌های بعدی آن خبرنامه هم به همان صندوق منتقل می‌شوند.
| مزایا | معایب |
| سازماندهی صندوق ورودی | دارای هزینۀ اشتراک |
| انعطاف‌پذیری و سازگاری با سرویس‌های گیرندۀ ایمیل | پشتیبانی محدود مشتری |
| امکان یادگیری رفتارهای کاربر و تکرار آن | زمان‌بر بودن یادگیری رفتارهای کاربر |
| ساده کردن مدیریت ایمیل‌ها | |
| دارای نسخۀ آزمایشی رایگان |
جمع‌بندی: کار را به کاردان بسپارید!
به ایستگاه پایانی این مقاله رسیدیم. از ویژگی‌ها و کاربرد برنامه‌های مدیریت ایمیل گفتیم و با ۹تا از بهترین نرم‌افزارهای مدیریت ایمیل آشنا شدیم. اگر سوالی درباره هر یک از این ابزارها یا تجربه استفاده از آن‌ها را دارید، خوشحال می‌شویم در قسمت نظرات با ما در میان بگذارید.
دیدگاه ها
اولین نفری باشید که دیدگاه خود را ثبت می کنید