اسپم ایمیل چیست و چطور با آن مقابله کنیم؟

اگر یک روز کامل وقت بی‌زبان را برای پخت آش نذری هزینه کرده باشید و درست دم در خانه همسایه، وقتی زنگ را زدید کاسه از دست‌تان بیفتد، حس اسپم شدن ایمیل‌ها در بازاریابی ایمیلی را درک می‌کنید. اگر از خودتان می‌پرسید اسپم ایمیل چیست، اصلاً معنی spam چیست و چرا دست از سر کمپین‌های نازنین ایمیلی‌تان برنمی‌دارد؛ اگر می‌خواهید بدانید دلیل رفتن پیام‌های هدفمند و غیرمخرب شما به پوشه ‌spam چیست؛ تا انتهای مطلب همراه لیمومگ باشید.

اسپم چیست؟

معنی کلمه spam به فارسی «هرزنامه» است که شاید خودش هم نیاز به ترجمه دارد. به طور کلی هر نوع سو استفاده از پیام متنی در حین انتقال به خصوص در دنیای وب با این کلمه توصیف می‌شود.

 ایمیل Spam چیست؟

هر مفهومی که کنار کلمه‌ی منحوس «اسپم» قرار بگیرد یعنی با عرض تاسف، «ناخواسته» است. بنابراین ایمیل اسپم هم رایانامه‌ای است که کسی دلش نمی‌خواهد دریافت کند اما خواسته‌اش در نظر گرفته نمی‌شود.

یا حداقل از نظر سرویس‌ دهنده‌های ایمیل این طور است. اگر ایمیل‌های انبوه ارسالی شما دائم اسپم می‌شوند، سرویس‌های ایمیل نشانه‌هایی از هرزنامه در پیام‌های ارسالی شما مشاهده کرده‌اند. در بخش‌های بعد توضیح خواهیم داد که چطور خودتان بایستی آستین‌ها را بالا بزنید و از شرشان خلاص شوید.

منظور از اسپم در ایمیل چیست؟

اگر سوال شما این است که در ایمیل spam به چه معناست باید گفت منظور ایمیل‌هایی است که محتوای مزاحم برای کاربران ایجاد می‌کنند. چیزی که درواقع سرویس‌دهنده‌ها به دنبال شناسایی‌اش هستند و ممکن است به اشتباه ایمیل‌های مناسب، هدفمند و ارزشمند شما را جای آن تشخیص بدهند هرزنامه‌های مخرب است. این نوع ایمیل‌ها از سمت افراد یا ربات‌هایی با اهداف سودجویانه مثل ارسال بدافزار، اشتراک‌گذاری داده و کلاهبرداری مالی ارسال می‌شوند. از آن‌جایی که این نوع حساب‌ها توجه چندانی به اصول ندارند، برخی ویژگی‌ها میان‌شان مشترک است. مثلاً آن‌ها هم مثل مارکترها از روش ارسال ایمیل انبوه استفاده می‌کنند. بنابراین بایستی مراقب باشید که برای سرویس‌ دهنده‌ها سیگنال مشکوک به اسپم را نشان ندهید. چرا که سابقه‌ی ریپورت شدن برای آینده‌ی بازاریابی ایمیلی شما  از دید سرویس‌‌دهندگان پوینت منفی بزرگی به حساب می‌آید.

۶دلیل اسپم شدن ایمیل‌ها

به طور خلاصه می‌شود گفت که هروقت سرویس دهنده ایمیل تشخیص ایمیل تبلیغاتی انبوه بدهد آن را از جلوی چشم‌تان دور می‌کند و به هرزنامه تبدیل می‌کند. اما اگر بخواهیم دقیق‌تر به دلایل حساس شدن Spam filters در سرویس‌دهنده‌ها بپردازیم بایستی به موارد زیر اشاره کنیم:

۱. کاربران گزارش اسپم اکانت ایمیل شما را رد کرده‌اند!

اگر کاربران بعد از دریافت ایمیل‌های شما ریپورت اسپم را به سرویس دهنده ارسال کرده باشند، تمامی پیام‌هایی که از حساب شما ارسال می‌شود برای این کاربران بلافاصله به پوشه‌ی اسپم می‌روند.

• منظور از ریپورت اسپم چیست؟

هر گاه کاربران ایمیلی را نامناسب بدانند و به نظرشان شبیه به هرزنامه به نظر بیاید، آن را به مسئولین نظارت گزارش می‌کنند. این گزارش به ریپورت اسپم مشهور است. اگر ایمیل‌های هرزنامه شما را آزار می‌دهند می‌توانید روی همان پیام از بالا آیکون علامت تعجب ( در بعضی سرویس‌دهنده‌ها با دکمه‌ی Repot Spam) آن را گزارش کنید.

اما اگر ارسال کننده هستید، پیشنهاد می‌کنیم در پایان هر ایمیل لینک Unsubscribe را درج کنید تا کاربرانی که تمایل به دریافت پیام‌های شما ندارند به سادگی بتوانند از لیست ارسال شما خارج شوند و البته نیازی نباشد که گزارش شما را رد کنند.

۲. ایمیل‌های شما حساسیت سرویس‌دهنده‌های ایمیلی را بر می‌انگیزد!

اگر سرویس دهنده‌های ایمیلی نشانه‌هایی در پیام‌های ارسالی شما پیدا کنند که شک‌ برانگیز باشد، مستقیم به اسپم هدایت‌تان می‌کنند. این نشانه‌ها رفتارهایی است که میان اسپمرها واقعی مشترک است و احتمالاً شما آن را بر اساس غفلت جا انداخته‌اید. اجازه بدهید برخی از این نشانه‌ها را مرور کنیم:

• عنوان‌های فریبنده کار دست‌تان می‌دهد

اگر عادت دارید در قسمت Subject ایمیل‌های ارسالی خود از کلمات ترغیب‌کننده‌ای استفاده کنید اما موضوع ارتباطی با محتوا نداشته باشد یا وعده‌های تبلیغاتی بزرگی که هیچوقت محقق نمی‌شوند را درج کنید، مشکوک‌تر به نظر می‌رسید.

کلماتی مثل لیست زیر در عنوان ایمیل می‌تواند خیلی زود به سرویس‌دهنده‌ها القا کند که شما در حال انتشار محتوای کذب یا پیشنهادات شگفت انگیز غیرواقعی هستید :

“رایگان”
“کمترین قیمت”
“درآمد اضافی”
“پول مفت”
“بدون هزینه”
چندین علامت تعجب در ادامه‌ی یک پیشنهاد پول ساز یا یک سرمایه‌گذاری عالی یا زندگی ایده‌ال و… همه و همه سیگنال‌‌های فریب و اسپم را به سرویس‌دهنده می‌دهد.

“۶۹٪ از گیرندگان یک ایمیل را به عنوان هرزنامه تنها بر اساس موضوع گزارش می‌کنند.”

• علائم نگارشی را فقط سرجای خودشان به کار بگیرید

اگر در بخش موضوع ایمیل چندین علامت تعجب یا سوال پشت سر هم به کار ببرید، شک سرویس دهنده‌ها را چندین برابر می‌کنید. چرا که در بخش عنوان یک ایمیل عادی و کاربردی، یک عبارت مختصر از خلاصه‌ی محتوای ایمیل درج می شود. اما اسپمرها به استفاده مکرر از علامت تعجب و سوال علاقه دارند.

۳. لینک Unsubscribe را از قلم انداخته‌اید

یکی از نشانه‌هایی که به سرویس دهنده اطمینان می‌دهد شما اسپمر نیستید این است که به کاربران امکان بدهید اگر تمایلی به دریافت پیام از سمت شما ندارند سرویس اشتراک را لغو کنند. بنابراین اگر پیام‌هایی  دکمه‌ یا لینک Unsubscribe را در حین درج نمی‌کنید، به استقبال صندوق هرزنامه می‌روید.

اگر عموم کاربران تعامل مثبتی با ایمیل‌های شما برقرار نمی‌کنند؛ یعنی آن‌ها را باز نمی‌کنند و پاسخ نمی‌دهند یا بعد از باز کردن به پوشه‌ی junk می‌فرستند؛ سرویس‌های ایمیل دلایل خوبی برای هرزنامه تشخیص دادن ایمیل‌های شما دارند.

۴. هویت حساب ارسال‌کننده شک برانگیز است

اگر اکانت یا آدرسی که از آن استفاده می‌کنید مشکوک به نظر برسد، پس سرویس‌دهنده‌ها حق‌ دارند پیام‌هایتان را هرزنامه در نظر بگیرند.

• اگر احراز هویت حساب به درستی انجام نشده باشد، اولین زنگ خطر را به صدا در می‌آورید.
• اگر آدرس ایمیل شما حاوی عبارات و کاراکترهای بی‌معنی و مفهوم است مشکوک‌تر به نظر می‌رسد.
• آدرس ایمیل شما گرچه از نظر فنی تاثیری روی ماجرا ندارد اما می‌تواند روی احساسی که کاربران می‌گیرند و پاسخی که به شما می‌دهند تاثیرگذار باشد. یک آدرس ایمیل رسمی (ترجیحاً با فرم شرکتی و سازمانی) باعث می‌شود کاربران اعتماد بیش‌تری به موارد ارسالی پیدا کنند و بیش‌تر تعامل برقرار کنند.

۵. ایمیل بفرستید و لینک درج کنید، اما زیاده‌روی نکنید

لینک‌ها شوخی بردار نیستند و استفاده بیش از حد از آن‌ها در متن ایمیل باعث می‌شود فیلترهای اسپم بدجوری دلخور شوند. بهتر است ایمیل‌ها را هدفمندتر و هوشمندانه‌تر انتخاب کنید. بنابراین در هر ایمیل بیش از یکی دو لینک کاربردی درج نکنید.

۶. IP سرور ایمیل شما ریپورت شده است

اگر از سرویس اشتراکی ایمیل استفاده می‌کنید و شرکت هاستینگ شما مدیریت منابع را به درستی انجام ندهد یا فعالیت‌های اعضا را بررسی نکند، ممکن است یکی از همسایه‌های شما شیطنت کند. زمانی که این همسایه‌ به عنوان اسپمر شناخته شود، ممکن است سرویس دهنده IP سرور شما را بلاک کند. اینجاست که نمونه‌ی ضرب و المثل آش نخورده و دهان سوخته می‌شوید. بنابراین اگر سایر دلایل در روند فعالیت ایمیلی شما اتفاق نیفتاده‌اند و به مشکل  spam email دچار شده‌اید بهتر است مسئله را با پشتیبانی هاست ایمیل خود در میان بگذارید.

۷ نکته طلایی برای جلوگیری از اسپم شدن ایمیل ارسالی:

به کمک این ۷ نکته از اسپم شدن ایمیل‌تان جلوگیری کنید.

۱. به کاربران یادآوری کنید شما را به لیست سفید ایمیل اضافه کنند

سرویس دهنده‌های ایمیل تمایل دارند تا حد ممکن ایمیل‌‌های مزاحم را حذف کنند. بنابراین سیاست‌های سختگیرانه‌ای روی ایمیل‌های انبوه به کار می‌برند. اما به ایمیل‌های شخصی که از طرف مخاطب‌ها ارسال می‌شود، کاری ندارند. شاید کاربران شما نمی‌دانند که می‌توانند در جلوگیری از اسپم شدن شما موثر باشند. بنابراین بهتر است یک یادآوری کوچک در حد یکی دوسطر داشته باشید. توضیح بدهید که می‌توانند از بخش From روی آدرس ایمیل شما کلیک کنند و شما را به مخاطب‌های خود یا فهرست ایمیل‌های امن اضافه کنند.

۲. همیشه برای ارسال ایمیل اجازه بگیرید

اگر از کاربر برای ارسال ایمیل اجازه نگیرید،‌ یعنی آغوش‌تان را روی اسپم شدن گشوده‌اید. خرید لیست مخاطب از بانک‌های اطلاعاتی این خطر را افزایش می‌دهد. بهتر است اقدام به ارسال رایانامه را تنها برای حساب‌هایی انجام دهید که از قبل در خبرنامه‌های شما عضو شده‌اند. یا حین درج فرم آدرس ایمیل را به طور خودخواسته به شما داده‌اند. باز هم تکرار می‌کنیم: قرار دادن لینک Unsubscribe را فراموش نکنید تا به سرویس دهنده نشان بدهید اجازه کاربر برای شما مهم است.

۳.از سرویس ایمیل معتبر استفاده کنید

یکی از نشانه‌هایی که فیلترهای هرزنامه هنگام تلاش برای دریافت پیام‌ها مراقب آن هستند این است که به آدرس IP مرتبط با آدرس ایمیل ارسالی نگاه کنید و ببینید که آیا شکایات هرزنامه‌ای مرتبط با آن وجود دارد یا خیر. اگر وجود داشته باشد، آدرس‌های ایمیل قانونی می‌توانند صرفاً به دلیل ارتباط علامت‌گذاری شوند.

برای اطمینان از اینکه این اتفاق برای ایمیل های شما نمی‌افتد، همیشه از یک ارائه دهنده ایمیل معتبر استفاده کنید. در لیموهاست به عنوان ارائه کننده هاست ایمیل و میل سرویس، سیستم آنتی اسپم طراحی شده است که تا حد قابل توجهی مانع از حساسیت‌های قانون CAN-SPAM می‌شود.

۴. چک لیست هشدار اسپم بسازید

یکی از ساده‌ترین و مطمئن‌ترین روش‌ها این است که مواردی که از نظر سرویس دهنده‌ی شما اسپم فرض می‌شود را در یک لیست اکسل وارد کنید. پیش از ارسال ایمیل انبوه به این لیست سری بزنید و تمام مواردی که رعایت شده‌اند را تیک بزنید. به این ترتیب خیال‌تان راحت می‌شود که بر اثر غفلت خطایی از شما سر نمی‌زند.

۵. خداحافظ ایمیل‌های غیرفعال

اسپمرها همیشه به تمام لیست ایمیلی که در اختیار دارند پیام می‌فرستند. فارغ از این که چه کسانی برای چه مدتی غیرفعال بوده‌اند. بهتر است به آن دسته از افرادی که ایمیل‌های شما را باز نکرده‌اند یا تعامل برقرار نمی‌کنند یک نامه‌‌ی خداحافظی ارسال کنید و توضیح بدهید اگر تمایل به دریافت ایمیل دارند پاسخی به شما بدهند. موارد بی‌پاسخ را از لیست خارج کنید.

۶. آدرس فرستنده‌ی حرفه‌ای تهیه کنید

بعید می‌دانم کسی بخواهد با ایمیل شخصی خودش بازاریابی ایمیلی را انجام بدهد و هزینه‌ی پیام‌های انبوه را بپردازد. حتی اگر با اهداف شخصی قصد دارید پیام انبوه ارسال کنید از نظر سرویس دهنده‌ها وارد یک کار حرفه‌ای شده‌اید. حدس بزنید خشت اول یک کار حرفه‌ای ایمیلی چیست؟ آدرس ایمیل رسمی و سازمانی! در سرویس هاست ایمیل این آدرس دلخواه به صورت رایگان به شما ارائه می‌شود. اتفاقاً درباره‌ی این موضوع مقاله‌ی کاملی در لیمومگ منتشر کرده‌ایم. بنابراین اگر تمایل دارید درباره آدرس ایمیل شرکتی بیش‌تر بدانید پیشنهاد می‌کنیم این مقاله را بخوانید.

۷. با مشتریان خود صادق باشید

بهتر است با مشتریان خود صداقت کافی در تبادل اطلاعات را به عمل بیاورید چرا که در غیر این صورت قانون CAN-SPAM کاری می‌کند که حسابی درس صداقت بگیرید. این قانون اصلاً به وجود آمده است تا تمام قد جلوی ایمیل‌های انبوه فریبنده بایستد. بنابراین بهتر است حساسیت‌اش را برانگیخته نکنید.

مثلاً به جای نوشتن  Subjectهای فریبنده و طولانی یا اغراق در واقعیت‌‌ روی این تمرکز کنید که به مخاطب خود ارزش ارائه کنید.

هاست ایمیل چیست و چه مزایایی دارد؟

کسب و کارهای آنلاین که از روش ایمیل مارکتینگ استفاده می‌کنند یا برای ارتباط با کاربران نیاز به ارسال ایمیل انبوه دارند بایستی از یک سرویس میزبانی ایمیل استفاده کنند. میزبانی ایمیل سرویس مجزایی از میزبانی وب است و برخلاف آن برای نگهداری فایل و داده‌های وب‌سایت کاربرد ندارند. با دریافت هاست ایمیل می‌توان حساب ایمیل سازمانی و شرکتی را نیز راه‌اندازی کرد.

سخن پایانی

حالا با خواندن این مقاله سوال «spam یعنی چی» و «ایمیل اسپم چیست؟» برایتان پاسخ داده شده‌است. اما اگر هنوز سوالی در این باره‌ در ذهن شما می‌چرخد و ما اشاره‌ای به آن نکرده‌ایم از بخش نظرات زیر همین پست از ما بپرسید و پاسخ بگیرید.

پیشنهاد می‌کنیم برای باخبرشدن از تخفیف‌ها و جوایز ما صفحه‌ی اینستاگرام لیموهاست را نیز دنبال کنید.