هاست ایمیل چیست؟

سرویس‌های میزبانی وب حالا بر اساس کاربری و نوع استفاده‌ای که از آن‌ها می‌شود، معرفی می‌شوند. اگر به درستی نمی‌دانید تفاوت میزبانی وب با  هاست ایمیل (Email Hosting) چیست این مقاله برای شماست. میزبانی ایمیل نوعی سرویس میزبانی مختص برندهایی است که از روش ایمیل مارکتینگ استفاده می‌کنند. تفاوت هاست ایمیل با سایر گزینه‌های میزبانی وب در این است که این سرویس به راه‌اندازی سایت اختصاص پیدا نمی‌کند. بلکه هدف اصلی این نوع هاستینگ، به کارگیری و مدیریت یک ایمیل سازمانی است که از طریق آن می‌توان با مشتریان برند ارتباط برقرار کرد. در ادامه با این نوع سرویس بیش‌تر آشنا خواهیم شد.

هاست ایمیل یعنی چه؟

اجازه بدهید این طور توضیح بدهیم: اگر راه‌ ارتباط با مشتری، تبلیغ، ارسال رسید و … برای شما ایمیل باشد؛ در آن صورت اسناد مهمی مثل فاکتورها و یا هر نوع اطلاعات ارزشمند دیگری را از طریق همین آدرس پست الکترونیکی ارسال و دریافت می‌کنید. از طرفی حجم این ایمیل‌ها به قدری زیاد است که اگر آن‌ها را در هاست اصلی که سایت خود را روی آن‌ راه‌اندازی کرده‌اید، نگه دارید؛ سرعت وب‌سایت شما تحت تاثیر قرار خواهد گرفت. بنابراین نیاز است که این حجم بالای پست الکترونیک را در یک فضای امن و قابل دسترس نگه‌داری کنید. سرویس هاست ایمیل همان فضایی که نیاز دارید را در اختیارتان قرار می‌دهد.

تفاوت هاست ایمیل با سایر سرویس‌های میزبانی وب چیست؟

سرویس‌های میزبانی وب برای نگه‌داری فایل‌ها و داده‌های وب‌سایت‌ها طراحی شده‌اند. به طور خلاصه، میزبانی وب همواره دامنه‌ی شما که چیزی شبیه به yourdomain.com است را فراخوانی می‌کند. یعنی زمانی که کاربران نام دامنه شما یا کلمات کلیدی صفحات سایت شما را در مرورگر تایپ می‌کنند، صفحاتی که روی سرویس میزبانی وب ساخته‌اید را ارائه می‌کند. درحالی که میزبانی ایمیل، از سروری که رایانامه سازمانی شما یعنی yourname@yourdomain.com داده‌ها را فراخوانی می‌کند و محتوای مربوط به رایانامه در آن ذخیره می‌شود.

امکان ایجاد  و مدیریت ایمیل شرکتی و سازمانی حرفه‌ای!

همه‌ی ما در زندگی شخصی از آدرس‌های رایانامه‌ رایجی مثل Yahoo  و Gmail استفاده می‌کنیم. اما برای کسب و کارها، به خصوص آن دسته از کسب و کارهایی که نیاز دارند ایمیل‌های شرکتی و سازمانی ارسال کنند، ایمیلی با این پسوندها چندان وجهه‌ی خوشایندی ندارد. با در اختیار داشتن یک میزبانی ایمیل، شما می‌توانید با پسوند نام دامنه یا نام برند خود آدرس نامهٔ الکترونیک بسازید که برای اطلاع رسانی، کمپین‌های بازاریابی  و … از آن استفاده کنید.

مثلاً اگر شما با نام تجاری و دامنه Something.com مشغول فعالیت هستید، با سرویس های جیمیل و یاهو آدرسی شبیه به something@yahoo.com خواهید داشت. اما با ایمیل سازمانی می‌توانید برای اطلاع رسانی از رایانامه‌ای نظیر info@something.com یا برای پشتیبانی از support@something.com استفاده کنید و ایمیل‌های گروهی را مدیریت و ارسال کنید.

پیشنهاد می‌کنیم مطالعه کنید: «ساخت ایمیل شرکتی در هاست» 

آیا خدمات میزبانی ایمیل برای تمام کسب و کارهای آنلاین ضروری است؟

برخلاف سرویس‌ میزبانی وب که برای تمام کسب‌وکارهای آنلاین ضروری است تا بتوانند داده‌ها و فایل‌های مربوط به وب‌سایت‌ خود را نگهداری کنند؛ سرویس هاست ایمیل برای همه ضروری نیست. اگر شما از آن دسته‌ کسب و کارهایی هستید که به دلایل زیر نیاز به خدمات ایمیل گروهی دارید، کسب و کار شما به این نوع میزبانی نیاز دارد:

• یک سایت‌ فروشگاهی را مدیریت می‌کنید و نیاز است فاکتورهای خرید، رسید ثبت حساب و… را به مشتریان ارسال کنید.
• اگر روش تبلیغاتی که برای کسب و کار خود استفاده می‌کنید، بازاریابی ایمیل است.
• شما به brand image خود اهمیت می‌دهید و ایمیل شرکتی با نام سازمانی شما هویت حرفه‌ای برند شما را برای مشتریان واضح می‌کند.
• شما نیاز دارید که تمام رایانامه‌های ارسالی و دریافتی شما در فضای مشخصی ذخیره شوند تا در صورت نیاز به یکی از اسناد بتوانید از آن استفاده کنید.
• اطلاع رسانی به مخاطبان شما به صورت انبوه از طریق پست الکترونیکی انجام می‌شود.

چرا نباید از سرویس‌های ایمیل عادی برای کسب و کارها استفاده کنیم؟

در حالی که سرویس ایمیل گوگل و یاهو خدمات رایگان ارائه می کنند، ممکن است این سؤال برایتان پیش بیاید که اصلاً چرا نباید سرویس رایانامه را از همین کمپانی‌ها تهیه کرد و به سادگی تمام از آن استفاده کرد؟ چرا کسب و کارها برای میزبانی رایانامه هزینه می کنند؟

سرویس‌های رایگان رایانامه، معمولاً آدرسی به شما ارائه می‌کنند که برای حساب‌های شخص حقیقی مناسب است و درست به همین دلیل رایگان است. اما برای کسب و کارها داستان کمی متفاوت است. از لحاظ تئوری هر دونوع آدرس کار یکسانی انجام می‌دهند. اما در عمل رایانه رسمی شما به مخاطبان‌تان حس اطمینان بیشتری می دهد. مثلاً زمانی که یک کمپین جذب راه‌اندازی می‌کنید و طی یک ایمیل به آن‌ها پیشنهاد جذابی می‌دهید، ممکن است یکی از دلایل بی پاسخ ماندن آن این باشد که حس اعتبار برند را از «جیمیل» و «یاهو» برند شما دریافت نکرده‌اند. برای ارسال پیام‌های تاثیرگذار از طریق ایمیل یا پیامک می‌توان از افزونه‌های کمکی ارسال انبوه نیز روی وب‌سایت وردپرسی استفاده کرد. به طور مثال افزونه digits می‌تواند در ساخت فرم حرفه ای و ارسال انبوه گزینه‌ی خوبی باشد.

اگر کسب و کار شما در دسته‌ی B2B باشد و مخاطب مستقیم شما، سایر بیزینس‌ها باشند، حساسیت‌ها به مراتب بیشتر می‌شوند.

از طرف دیگر مدیریت انبوه ایمیل‌ها با یک سرویس رایگان کمی‌ دشوار است. در صورتی که با میزبانی ایمیل به سادگی می‌توانید برای تمام مخاطبان خودتان، ایمیل‌های جذب و اطلاع رسانی ارسال کنید. تمام موارد ارسالی و دریافتی را به صورت منظم در اختیار داشته باشید. ارسال خودکار صورتحساب و … را مدیریت کنید.

پیشنهاد می‌کنیم مطالعه کنید: «هاست چیست؟»

بهترین هاست ایمیل چیست؟

در مجموع برای انتخاب بهترین سرویس میزبانی رایانامه، بایستی به موارد زیر توجه کنید:

۱. امنیت میزبانی ایمیل

اولین فاکتوری که در هر نوع سرویس میزبانی باید در جستجوی آن باشید امنیت است. سرویس مدیریت رایانامه‌های شما هم از این قاعده مستثنی نیست، چرا که در واقع داده‌های مهم زیادی از طریق این سرویس انتقال پیدا می‌کنند. بنابراین از همه ضروری‌تر این است که مواردی مثل فیلتر آنتی اسپم، سیستم امنیتی مقابله با بدافزار و حملات سایبری در گزینه‌های خود بسنجید.

به خصوص اگر در سرویس کسب و کار شما پرداخت های مالی نقش دارند بایستی به این موضوع با حساسیت بیشتری توجه کنید. چرا که اگر نفوذ به میزبانی صورت بگیرد، بسیاری از داده‌های مهم مالی کاربران شما نیز به خطر می افتد. در چنین شرایطی اگر خسارات را جبران هم بکنید، بازهم احتمالاً وجهه‌ی برند شما تحت تاثیر قرار می‌گیرد. یعنی احتمالاً مشتریان شما ترجیح می‌دهند از برندهایی خرید کنند که هرگز خسارات مالی و امنیتی برای‌شان رقم نزده‌اند!

۲. پشتیبانی و سادگی کاربری

پشتیبانی و سادگیسامانه میزبانی رایانامه قابل اعتماد باید به شما این شانس را بدهد که تنظیمات ایمیل خود را کنترل کنید. همچنین باید استفاده از آن ساده باشد و هر زمان که به راهنمایی نیاز داشتید به شما پشتیبانی ارائه دهد. بنابراین، مطمئن شوید که میزبان ایمیلی که انتخاب می‌کنید، پشتیبانی کامل ۲۴/۷ را به شما ارائه می‌کند که می‌توانید از طریق چت زنده، تیکت و تلفن به آن دسترسی پیدا کنید.

فرقی ندارد که کسب و کار شما چقدر کوچک و بزرگ باشد. حتی متخصص‌ترین نیروهای شما هم گاهی نیاز به پشتیبانی شرکت هاستینگ پیدا می‌کنند تا راهنمایی بابت فرآیندها بگیرند.

بیشتر مطالعه کنید: ایمیل مارکتینگ چیست؟

۳.انعطاف پذیری

منظور از انعطاف‌پذیری در حوزه میزبانی ایمیل این است که سرویس‌دهنده به شما این امکان را بدهد که با دستگاه‌های زیادی بدون مشکل کار کنید. همگام سازی با وب و اپلیکشن‌های موبایلی، قابلیت اتصال به سرویس‌های رایج و سایر موارد سازگاری بالا است.

هرچه ابعاد کسب و کار شما بزرگ‌تر باشد، مسائلی مثل دسترسی به ایمیل، نظم لیست‌های مشتریان، دسته‌بندی مخاطب‌ و مواردی مثل تقویم و… اهمیت بیش‌تری پیدا می کنند. ساده‌تر بگوییم هرچه فرآیندها امکان اتوماسیون و خطای کم‌تری را طی کنند و دست شما را برای به کارگیری ابزارهای جانبی بازتر بگذارند، کاربرد شما با این سرویس‌ها به نتایج موردنظرتان نزدیک‌تر خواهد بود.

۴. امکانات ذخیره‌سازی

گرچه هدف اصلی میزبانی رایانامه، استفاده از حافظه‌ برای ذخیره‌سازی داده و فایل نیست، اما قابلیت ذخیره‌سازی در این نوع سرویس نیز اهمیت دارد. میانگین فضای ذخیره‌سازی برای کسب و کارهای کوچک  حداقل ۲ گیگ است. بنابراین سرویسی که انتخاب می‌کنید بایستی گزینه‌هایی با حجم بالا را نیز در اختیارتان قرار دهد.  برخی سرویس دهنده‌ها، علاوه بر فضای ذخیره سازی، امکان بایگانی به صورت منظم را نیز ارائه می‌کنند. بنابراین اگر بتوانید در فضای مناسب با پنل کاربری منظم، بتوانید صندوق دریافت و ارسال‌تان را مدیریت کنید؛ در طولانی مدت می‌توانید خیلی ساده‌تر کمپین‌ها را آنالیز کنید. مخاطبان را به دسته‌های مورد نظر تفکیک کنید و به طور خلاصه هدفمندتر فعالیت کنید.

۵. به روز بودن سرویس و قابلیت دسترسی بالا

شاید تا همین چند سال پیش، پذیرش ما برای مشکل از دسترس خارج بودن سرویس خیلی بالاتر بود. اما با امکاناتی که تکنولوژی، اینترنت و رشد کسب و کارها در اختیار مشتریان بالقوه‌ی ما قرار داده‌اند؛ انتظارات مشتریان در هر سن و با هر ویژگی بالاتر رفته است. مشتریان شما تجربه‌ی کارکردن با سرویس‌های پرسرعت زیادی را داشته‌اند. بنابراین قطعی برخی سرویس‌های شما یا تاخیر انجام فرآیندها امروزه می تواند دلیل خوبی برای تغییر انتخاب باشد.

طبق تحقیقات Acronis، هشتاد درصد کسب و کارها در یکی دوسال گذشته به دلیل زمان طولانی در دسترس نبودن، به صورت میانگین حدود ۲۰هزار دلار خسارت متحمل شده‌اند. همین اعداد را اگر با تناسب میان امریکا و ایران و نوع سرویس ها محاسبه‌ کنیم، خواهیم دید که درصد این خسارت به قدری چشم‌گیر است که نمی‌توان از آن چشم‌پوشی کرد.

مدت زمان آپ‌تایم سرور میزبانی، یکی از مواردی است که می‌تواند نشانه‌ی خوبی برای میزان در دسترس بودن سرورهای سرویس رایانامه‌ی شما باشند. بنابراین بهتر است حین مقایسه‌ی هزینه‌های میان سرویس‌دهنده‌های مختلف؛ یک حساب سرانگشتی درباره‌ی خسارتی که عدم دسترسی و کند بودن یا قدیمی بودن زیرساخت‌ها می‌تواند به شما بدهد هم انجام بدهید.

چطور بهترین هاست ایمیل را خریداری کنیم؟

برندهای زیادی این نوع هاستینگ را ارائه می‌کنند. کافی است کمی درباره‌ی این برندها تحقیق کنید. نظرات کسانی که از سرویس‌های‌شان استفاده کرده‌اند را مطالعه کنید. و در نهایت برای خرید هاست ایمیل، گزینه‌ای را انتخاب کنید که نیازهای برند شما را پوشش بدهد و امن و سریع باشد.

بیشتر مطالعه کنید: Sync چیست؟ راهنمای کامل همگام سازی ایمیل، مرورگر و اندروید

هاست ایمیل رایگان چیست؟

برخی سرویس‌ دهندگان ممکن است به شما سرویس رایگان را پیشنهاد کنند. در این سرویس‌ها معمولاً یک آدرس نامهٔ الکترونیکی به شما اختصاص پیدا می‌کند و می‌توانید از طریق آن اقدامات ارتباطی و تبلیغات ایمیل مارکتینگ را انجام بدهید. تا این‌جای کار خیلی هم خوب است. اما نکته اینجاست که این نوع سرویس های رایگان معمولاً آدرس‌هایی را به شما ارائه می‌کنند که خیلی هم وجهه‌ی حرفه‌ای برای‌تان نمی‌سازند.

از طرف دیگر زمانی که سرویس‌دهنده برای یک سرویس هزینه‌ای از شما دریافت نکند، احتمالاً برای امنیت و بهبود این سرویس برنامه‌ای ندارد. در بسیاری از موارد هزینه‌ای که شما برای میزبانی نمی‌پردازید، از سمت تبلیغ دهندگانی تامین می شود که در بسیاری مواقع بدون دخالت شما در فرآیندهای شما محتوای تبلیغاتی خود را وارد می‌کنند.

به این ترتیب، اگر سرویس میزبانی ایمیل برای شما با دلیل مشخصی به صورت رایگان عرضه شده، مثلاً شما برای مدتی مشتری وفادار برندی بوده‌اید و برای قدردانی از شما این سرویس را هدیه گرفته‌اید؛ یا مثلاً در یک کمپین تبلیغاتی برند هاستینگ شرکت کرده و برنده شده‌اید؛ می‌توانید با بررسی جزئیات به این نوع میزبانی اطمینان کنید.

اما اگر دلیلی برای عرضه‌ی سرویس رایگان وجود نداشته باشد، باید کمی به محل تامین هزینه‌ی این گزینه‌ها نیز فکر کنید.

پاسخ به سوالات پرتکرار:

۱. منظور از میزبانی ایمیل چیست؟

سرویسی که به طور مجزا از میزبانی وب، و مخصوص نگه داری و مدیریت ایمیل‌های انبوه ایجاد می‌شود. این سرویس از سمت شرکت‌های هاستینگ ارائه می‌شود.

۲. ایمیل شرکتی چیست؟

ایمیلی که به جای آدرس‌هایی با پسوند عمومی با مشخصات رسمی یک برند ساخته می‌شود و برای برقراری ارتباط رسمی میان برند و مخاطبان ضروی است. این آدرس دلخواه روی سرویس میزبانی ایمیل لیموهاست به صورت رایگان ارائه می‌شود.

۳. بهترین هاست ایمیل چه خدماتی عرضه می‌کند؟

یک میزبانی ایمیل خوب علاوه بر هزینه منطقی، بایستی از سرویس ایمیل مناسبی را ارائه کند، مشتریان را از خدمات پشتیبانی با کیفیت برخوردار کند. امنیت داده‌های مشتریان و مشترکان را به درستی برقرار کند.

۴. تفاوت هاست ایمیل با وب هاست چیست؟

هاست سایت یا میزبانی وب برای راه‌اندازی وب‌سایت‌ طراحی شده‌است. اما سرویس میزبانی ایمیل برای نگه‌داری و مدیریت ایمیل‌های انبوه در نظر گرفته می‌شود.

سخن پایانی 

در این مقاله به بررسی مجموع ویژگی‌ها و این که هاست ایمیل (mail hosting) چیست پرداختیم. ویژگی‌های بهترین سرویس میزبانی رایانامه را بررسی کردیم و فکر می‌کنیم که تا این جا شما می‌توانید تشخیص بدهید که اولاً کسب و کار شما به این سرویس نیاز دارید یا خیر. و بدانید که چطور گزینه‌ی مناسب را انتخاب کنید. اگر هنوز سوالی درباره‌ی این نوع از هاستینگ سوالی در ذهن دارید می‌توانید از بخش نظرات زیر همین پست از ما بپرسید و پاسخ بگیرید. در صورتی که تجربه‌ای در این زمینه‌ دارید می‌توانید با سایر کاربران به اشتراک بگذارید. فراموش نکنید که با دنبال کردن صفحه اینستاگرام لیموهاست می‌توانید همواره از جوایز و تخفیف‌های ما باخبر باشید!