حفظ، نگهداری و بازیابی اطلاعات در زمان بحران ⚠️

فقط شرکت‌های بزرگ دچار بحران نمی‌شود؛ در عصر دیجیتال امروز، کسب‌وکارهای آنلاین کوچک و متوسط بیش از هر زمان دیگری در معرض آسیب‌پذیری‌هایی مثل تهدیدات و حملات سایبری، انفجار دیتاسنترها در ایران، اختلالات و خرابی‌های ناگهانی سیستم یا قطع ارتباط با سرورهای خارجی قرار دارند.
مشکلاتی که ممکن است به قیمت از دست رفتن اطلاعات، ضررهای مالی یا تعطیل شدن کسب‌وکارتان تمام شود و تنها در چند دقیقه آن‌ را فلج کند!

فارغ از اینکه در کدام هاستینگ سرویس دارید، برای تداوم کسب‌وکارتان در شرایط بحرانی، بهترین راه این است که یک زیرساخت قوی برای بکاپ‌گیری و ریکاوری پس از بحران (Disaster Recovery) داشته باشید تا هم بتوانید جلوی این دست مشکلات را بگیرید، هم بتوانید راحت‌تر به شرایط عادی برگردید و اتفاقات ناگهانی به یک بحران جدی و غیرقابل‌حل تبدیل نشود.

بکاپ لوکال یکی از امن‌ترین روش‌های بازیابی پس از فاجعه در ساید کسب‌وکار شماست که در چنین وضعیتی می‌تواند اطلاعات‌تان را در شرایط امن‌تری حفظ کند.

در این راهنما می‌خواهیم درباره روش‌های بازیابی پس از بحران برای کسب‌وکارهای آنلاین کوچک و متوسط صحبت کنیم و توضیح دهیم که چطور می‌توانید کسب‌وکارتان را در برابر انواع تهدیدها آماده کنید. 

پس اگر فکر می‌کنید که در شرایط کنونی لازم است از اطلاعات‌تان بیشتر محافظت کنید، حتماً این راهنما را بخوانید.

بازیابی پس از بحران (Disaster Recovery) یعنی چه؟

برای کسب‌وکارهای کوچک، توانایی بازیابی داده‌ها و ادامه فعالیت در شرایط بحرانی، یک شرط مهم برای بقاست.

بازیابی پس از بحران یعنی داشتن برنامه‌ریزی و روش‌های حساب‌شده که به کمک آن‌ها بتوانید بعد از یک اتفاق غیرمنتظره (مثل زلزله، حمله سایبری، حمله به دیتاسنترها، خرابی سیستم یا اشتباه انسانی) خیلی سریع و با کمترین آسیب به داده‌ها، دوباره سیستم‌ها و اطلاعات مهم‌تان را به حالت قبل برگردانید.

برای کسب‌وکارهای کوچک، داشتن یک برنامه منظم برای بازیابی پس از بحران، یک انتخاب نیست؛ بلکه اقدامی کاملاً ضروری است. چرا؟

چون برخلاف شرکت‌های بزرگ که زیرساخت‌های قوی ابری دارند و دست‌شان از نظر منابع مالی باز است، کسب‌وکارهای کوچک معمولاً منابع و امکانات محدودتری دارند و نمی‌توانند از پس ضرر و زیان‌هایی که ناشی از توقف کار به وجود می‌آید بر بیایند.

از طرفی، کسب‌وکارهای کوچک به خاطر زیرساخت‌های امنیتی ضعیف‌تر، بیشتر هدف هکرها و حملات سایبری قرار می‌گیرند و ممکن است امنیت اطلاعات مهم، سوابق مشتری‌ها و تراکنش‌های مالی به خطر بیفتد.

پس به‌طور خلاصه، کسب‌وکارهای کوچک به ۴ دلیل باید داشتن برنامه برای بازیابی پس از بحران را جدی بگیرند:

• وابستگی به سیستم‌های IT
• جلوگیری از توقف کار
• حفاظت از بخش‌های حیاتی کسب‌وکار
• پیشگیری از سرقت داده و حملات سایبری

البته از آنجایی که بیشتر کسب‌وکارهای کوچک تیم IT اختصاصی یا دانش فنی لازم را ندارند، بهتر است که این مسئولیت را برون‌سپاری کنند.

هدف از اجرای برنامه Disaster Recovery چیست؟

معمولاً برنامه‌های بازیابی پس از بحران با این اهداف اجرا می‌شوند:

• خروج سریع از شرایط بحرانی،
• جلوگیری از دست رفتن داده‌ها،
• کاهش زمان قطعی (Downtime)،
• حفاظت از سیستم‌های حیاتی سازمان،
• افزایش تاب‌آوری کسب‌وکار در شرایط سخت.

برنامه بازیابی پس از بحران شامل چه بخش‌هایی است؟

یک برنامه جامع برای برای بازیابی کسب‌وکار بعد از بحران شامل ۵ بخش است:

۱. شناسایی خطرات و بررسی آسیب احتمالی

قبل از هر کاری، باید بدانید چه چیزهایی ممکن است کسب‌و‌کارتان را تهدید کند؛ مثلاً قطع اینترنت، هک شدن، خرابی سرور، آتش‌سوزی یا حتی جنگ!

بعد از شناسایی خطرات و ریسک‌های احتمالی، باید بررسی کنید که اگر هر کدام از این اتفاق‌ها بیفتد:

• کدام بخش کسب‌و‌کارتان بیشتر آسیب می‌بیند؟
• چه داده‌هایی مهم‌ترند و باید سریع‌تر بازیابی شوند؟
• توقف کدام سرویس‌ها بیشترین ضرر را به سازمان‌تان می‌زند؟

اینطوری می‌توانید اولویت‌هایتان را بشناسید.

۲. تیم بازیابی از بحران و راه‌های ارتباطی 

در زمان بحران، همه باید بدانند دقیقاً چه کسی مسئول انجام چه کاری است. برای همین باید یک تیم جدا تشکیل دهید و برای هر کدام از اعضا وظیفه‌ای مشخص کنید؛ مثلاً مسئول اطلاع‌رسانی، مسئول فنی، مسئول تماس با مشتریان و…

علاوه بر این، باید پروتکل‌های سریع و مطمئنی برای تماس با این افراد مشخص کنید؛ مثلاً شماره تماس اضطراری، ایمیل، گروه واتساپ یا نرم‌افزار ارتباط داخلی مثل Slack.

تعریف این سیستم ارتباطی مؤثر برای مواقع اضطراری، باعث می‌شود همه اعضا و ذی‌نفعان به‌موقع و دقیق از وضعیت مطلع شوند و بدانند با چه کسی تماس بگیرند و کارها هماهنگ انجام شود.

۳. استراتژی بکاپ‌گیری و روش‌های بازگرداندن اطلاعات

مهم‌ترین بخش برنامه Disaster Recovery همین بکاپ‌گیری و تعیین روش‌های بازیابی اطلاعات است. چون اگر طی حادثه‌ای اطلاعاتتان پاک شود و هیچ نسخه پشتیبانی نداشته باشید، به بد مخمصه‌ای گرفتار می‌شوید!

پس خیلی مهم است که به‌صورت منظم از اطلاعات مهم‌تان بکاپ بگیرید و آن را هم روی فضای ابری (cloud) مثل دراپ باکس، گوگل درایو و وان درایو و هم روی حافظه‌های فیزیکی و لوکال مثل هارد اکسترنال و کامپیوتر شخصی نگهداری کنید.

برای بازگرداندن اطلاعات هم باید از سرویس‌هایی استفاده کنید که بازیابی سریعی داشته باشند؛ مثل AWS Backup یا Google Cloud Recovery.

برای بکاپ‌گیری هم سه روش پیش‌رویتان است که بسته به میزان دانش فنی‌تان می‌توانید یکی را انتخاب کنید:

• بکاپ‌گیری از طریق کنترل‌پنل هاست
• بکاپ‌گیری از طریق افزونه‌های وردپرسی
• بکاپ‌گیری از طریق SSH

📌 نکته: اگر اطلاعات حساسی روی سایت خود دارید بکاپ‌ها را رمزگذاری کنید.

۴. تعیین و مستندسازی اهداف و مراحل دقیق بازیابی

در این بخش، همه مراحل بازیابی باید به‌صورت دقیق و گام‌به‌گام نوشته و مستند شود تا در زمان بحران، واکنش سازمان‌یافته و مؤثری انجام شود؛ مثل یک دستور پخت که هرکس حتی بدون تجربه هم بتواند طبق آن دستورالعمل عمل کند.

در تعیین اهداف دو رکن خیلی مهم داریم:

• RTO (Recovery Time Objective): یعنی حداکثر زمانی که می‌توانید سیستم را از دسترس خارج داشته باشید. مثلاً «سایت ما باید حداکثر ظرف ۲ ساعت دوباره فعال شود.»
• RPO (Recovery Point Objective): یعنی چقدر از داده‌ها را می‌توانید از دست بدهید. مثلاً «فقط اطلاعاتی که در ۱۵ دقیقه اخیر وارد شده، می‌تواند حذف شود، نه بیشتر.» این شاخص به کسب‌وکارها کمک می‌کند که تصمیم بگیرند هر چند وقت یکبار باید بکاپ تهیه کنند.

 با مشخص کردن RTO و RPO، می‌توانید داده‌ها را در زمان مناسب برگردانید و سریع تر به حالت عادی برگردید.

۵. تست و به‌روزرسانی منظم برنامه

تنها نوشتن برنامه بازیابی پس از سانحه کافی نیست! باید هر چند وقت یک‌بار:

• برنامه‌تان را به‌صورت دوره‌ای تست کنید و ببینید واقعاً کار می‌کند یا نه.
• اشکالاتش را پیدا و برطرف کنید.
• حتماً حداقل یکبار فرایند بازیابی بکاپ را تست کنید تا مطمئن شوید بکاپ شما سالم و قابل استفاده است.
• و مهم‌تر از همه، برنامه را با توجه به تغییراتی که در سیستم‌ها، افراد تیم یا تهدیدهای جدید به وجود می‌آید، به‌روز نگه دارید.

۴ نکته در انتخاب برنامه‌های بازیابی پس از بحران

قبل از انتخاب برنامه بازیابی پس از بحران، حتماً این چند نکته را در نظر بگیرید:

۱) هزینه و امکان رشد

کسب‌وکارهای کوچک معمولاً بودجه و منابع مالی محدودی دارند، پس باید راهکاری را انتخاب کنند که:

• در حال حاضر گران نباشد و بتوانند با هزینه کم برنامه را شروع کنند.
• در آینده هم قابلیت ارتقا داشته باشد؛ یعنی اگر کسب‌وکارتان بزرگ‌تر شد، راهکارها هنوز هم جواب دهد و نیاز به تغییر کامل سیستم نباشد.

برای همین سرویس‌های ابری (Cloud) گزینه‌های بهتری هستند؛ چون معمولاً هزینه راه‌اندازی اولیه آن‌‌ها (برخلاف خرید سخت‌افزار فیزیکی) کمتر است و می‌توان بسته به نیاز، منابع را کم و زیاد کرد.

۲) قابلیت اطمینان و عملکرد

وقتی بحرانی در یک کسب‌وکار پیش می‌آید، هیچ چیزی مهم‌تر از این نیست که برنامه‌ بازیابی در لحظه‌ نیاز واقعاً کار کند و بتواند سریع و بدون دردسر سیستم‌ها را به حالت قبل برگرداند.

به همین خاطر باید دنبال راهکارهایی باشید که سابقه‌ خوبی در پایداری و عملکرد دارند و دارای زیرساخت‌های قوی و تست‌شده مثل سرویس‌های مثل AWS ،Google Cloud یا Veeam هستند.

۳) سادگی استفاده و مدیریت 

گفتیم که برنامه‌های بازیابی پس از سانحه بیشتر به درد کسب‌وکارهای کوچک که تیم فنی و IT ندارند، می‌خورد.

پس یک برنامه بازیابی خوب نباید فقط مخصوص متخصص‌های فنی باشد؛ چون در بیشتر کسب‌وکارهای کوچک، نیروی فنی محدود است یا اصلاً وجود ندارد و ممکن است کسی که مسئول بازیابی اطلاعات است، آشنایی زیادی با سیستم‌های پیچیده نداشته باشد.

پس بهتر است دنبال راهکارهایی باشید که:

• رابط کاربری ساده‌ای دارند،
• به دانش تخصصی کمی نیاز دارند.
• و می‌توان آن‌ها را با سیستم فعلی کسب‌وکار هماهنگ کرد.

مثلاً بکاپ‌گیری با افزونه وردپرسی ساده‌تر از کار با ابزارهای حرفه‌ای خط فرمان و SSH است.

۴) هماهنگی با اهداف بازیابی

همان‌طور که گفتیم، راهکار انتخابی‌تان باید با RTO (زمان مورد انتظار برای بازیابی سیستم‌ها) و RPO (میزان قابل تحمل از دست رفتن داده‌ها) شرکت هماهنگ باشد تا وقفه در کار و از بین رفتن اطلاعات به حداقل برسد.

مثلاً اگر کسب‌وکارتان روزی ۵۰ سفارش آنلاین می‌گیرد، سایت شما نمی‌تواند ۶ ساعت قطعی یا از دست رفتن داده را تحمل کند. پس باید برنامه‌ای را انتخاب کنید که:

• با سرعت موردنظرتان داده‌ها و سیستم‌ها را بازیابی کند (RTO پایین)
• نسخه‌های بکاپ به‌روز داشته باشد تا اطلاعات زیادی از بین نرود (RPO پایین)

راهکارهای کلیدی برای پیشگیری و بازیابی از بحران

پیشگیری از بحران به اندازه داشتن برنامه برای بازیابی پس از سانحه اهمیت دارد. برای همین کسب‌وکارهای کوچک باید اقدامات پیشگیرانه انجام دهند تا ریسک‌ها را تا جای ممکن کاهش دهند و زمان‌های قطعی را به حداقل برسانند.

اقداماتی مثل:

۱. پشتیبان‌گیری منظم از داده‌ها

انجام بکاپ‌های منظم و ذخیره داده‌ها در فضای ابری یا سایر روش‌های امن باعث می‌شود در صورت از دست رفتن اطلاعات، امکان بازیابی سریع آن‌‌ها فراهم باشد.

تعداد دفعات بکاپ‌گیری برای انواع سایت‌ها به این ترتیب است:

• سایت‌های پرتغییر مثل فروشگاه‌ها و وبلاگ‌های فعال: روزانه
• سایت‌هایی با تغییر متوسط: هفتگی
• سایت‌هایی با تغییرات کم: ماهانه

۲. داشتن زیرساخت‌های چندگانه

نگهداری بکاپ‌ها در چند محیط ابری یا زیرساخت‌های فیزیکی مختلف مثل هارد اکسترنال، باعث می‌شود در صورت بروز مشکلاتی مثل خرابی سخت‌‌افزار و…، اطلاعات محفوظ بماند.

۳. آموزش مسائل امنیتی به کارکنان

آموزش کارکنان برای شناسایی حملات فیشینگ، رعایت پروتکل‌های ارتباطی و مدیریت دسترسی‌ها، احتمال نفوذهای امنیتی را کاهش می‌دهد و می‌تواند از بروز بحران‌های جدی جلوگیری کند.

۴. شناسایی فرآیندهای حیاتی کسب‌وکار

شناخت و اولویت‌بندی عملیات مهم در شرایط اضطراری، باعث می‌شود ریسک‌ها بهتر کنترل شوند و مقاومت کسب‌وکار افزایش پیدا کند.

۵. فعال‌سازی بکاپ خودکار

بکاپ‌ دستی ریسک فراموش کردن و از دست دادن اطلاعات مهم را دارد؛ ولی با  فعال‌سازی قابلیت بکاپ‌گیری خودکار ریسک خطای انسانی کم می‌شود و همیشه یک نسخه بروز از داده‌ها دارید.

با پیاده‌سازی این راهکارها، کسب‌وکارهای کوچک می‌توانند تداوم فعالیت‌هایشان را تضمین کرده و خطرات ناشی از اختلالات ناگهانی را کاهش دهند.

پایان

در شرایط بحرانی امروز، توصیه ما به شما این است که حتماً از اطلاعاتتان یک بکاپ لوکال و یک بکاپ ریموت روی فضای ابری تهیه کنید تا در صورتی بروز هرگونه اتفاقی، بتوانید اطلاعاتتان را در کمترین زمان ممکن بازگردانی کنید. هر سوالی هم که داشتید از ما بپرسید تا خیلی زود ابهامتان را برطرف کنیم.