سیستم VoIP چیست و چه کسانی به آن نیاز دارند؟

خیلی از سازمان‌ها در حال کنار گذاشتن روش‌های سنتی ارتباطی و مهاجرت به سیستم تلفنی VoIP هستند؛ فناوری‌ای نوین که تماس‌های صوتی را از طریق اینترنت منتقل می‌کند و تعریف تازه‌ای از ارتباطات سازمانی ارائه می‌دهد!

اگر کنجکاوید که بدانید voip چیست و چگونه کار می‌کند، چه مزایا و چالش‌هایی دارد و چرا روز‌به‌روز افراد بیشتری به فکر استفاده از این فناوری می‌افتند، حتما این مقاله را بخوانید.

VoIP چیست و چگونه کار می‌کند؟

تماس تلفنی، زمانی محدود به یک میز، یک خط ثابت و یک مکان مشخص بود؛ اما حالا بسیاری از شرکت‌ها تماس‌های کاری‌شان را از لپ‌تاپ، موبایل یا حتی پنل‌های آنلاین مدیریت می‌کنند، آن هم بدون نیاز به خطوط تلفن آنالوگ.

این تغییر به لطف سیستم VoIP ممکن شده است؛ سیستمی که صدا را به داده‌ دیجیتال تبدیل و از طریق اینترنت منتقل می‌کند.

اگر بخواهیم به زبان ساده‌تر بگوییم voip چیست:

روشی برای برقراری تماس تلفنی از مسیر شبکه‌های اینترنتی است که دیگر به سیم‌های قدیمی مخابراتی نیاز ندارد. این فناوری به‌جای تجهیزات پیچیده و ثابت، بر بستر نرم‌افزارها و دستگاه‌های انعطاف‌پذیر بنا شده و امکان تماس را در هر زمان و از هر مکان فراهم می‌کند.

عملکرد سیستم VoIP زیر ذره‌بین

می‌دانید وقتی با سیستم VoIP یک تماس تلفنی برقرار می‌کنید، چه درون‌سازمانی و چه با مشتری، آن تماس دقیقاً از چه مسیری عبور می‌کند؟ برای درک بهتر عملکرد سیستم VoIP، می‌توان این فرآیند را در چند مرحله ساده توضیح داد:

• مرحله اول: آغاز تماس

فرآیند از جایی شروع می‌شود که کاربر با استفاده از تلفن VoIP، نرم‌افزار تماس یا رایانه، شماره‌گیری می‌کند. همان لحظه، دستگاه مورد استفاده سیگنالی به سرور VoIP می‌فرستد تا تماس را آغاز کند و ارتباط با مخاطب برقرار شود.

• مرحله دوم: تبدیل صدا به داده

وقتی کاربر صحبت می‌کند، صدای او توسط دستگاه دریافت و به داده‌ دیجیتال تبدیل می‌شود. سپس این داده‌ فشرده‌سازی شده تا حجم کمتری داشته باشد و با سرعت بیشتری منتقل شود.

• مرحله سوم: ارسال داده از طریق اینترنت

داده‌های صوتی که اکنون به بسته‌های کوچک تقسیم شده‌اند، با کمک پروتکل VoIP (معمولاً SIP برای مدیریت تماس و RTP برای انتقال صدا) از طریق اینترنت به سمت سرور VoIP فرستاده می‌شوند.

• مرحله چهارم: هدایت تماس به مقصد

سرور VoIP وظیفه دارد مسیر تماس را مشخص کرده و بسته‌های صوتی را به دستگاه گیرنده برساند. این مرحله نیازمند مسیریابی دقیق و هماهنگی بین دو طرف تماس است.

• مرحله پنجم: بازسازی صدا در سمت گیرنده

پس از دریافت بسته‌ها توسط گیرنده، داده‌ها دوباره به سیگنال صوتی تبدیل می‌شوند و این صدا همان چیزی‌ست که طرف مقابل از طریق بلندگو یا هدست می‌شنود.

در تمام این مسیر، ابزارهایی مانند تلفن VoIP، مودم، روتر، مبدل آنالوگ به دیجیتال و حتی هدست نقش مهمی ایفا می‌کنند. همچنین کیفیت تماس در این سیستم به مواردی مانند سرعت و پایداری اینترنت، نوع کُدک صوتی و توان پردازش دستگاه‌ها بستگی دارد.

تفاوت VoIP با تلفن‌های ثابت

تا اینجا کتوجه شدیم voip چیست؛ اما تفاوت‌های آن با تلفن‌های سنتی که به آن‌ها عادت داریم چیه؟

تفاوت بین تلفن VoIP و تلفن‌های ثابت را می‌توان در چند محور اصلی بررسی کرد: نوع زیرساخت، هزینه تماس، امکانات و نحوه راه‌اندازی و نگهداری. در جدول زیر می‌توانید مقایسه‌ای دقیق از این دو سیستم ارتباطی را ببینید:

با این مقایسه، واضح است که تلفن VoIP برای شرکت‌هایی که به تماس‌های خارج از دفتر، مدیریت ساده‌تر تماس‌ها و قابلیت افزایش سریع ظرفیت نیاز دارند، گزینه‌ مناسب‌تری است. در مقابل، تلفن ثابت تنها زمانی انتخاب قابل‌قبولی‌ست که ساختار ارتباطی یک سازمان محدود باقی بماند.

مزایای استفاده از VoIP چیست؟

سیستم VoIP تنها یک جایگزین برای تلفن‌های ثابت نیست؛ رویکرد متفاوتی به ارتباطات سازمانی و شخصی است. در این بخش، نگاهی می‌اندازیم به مهم‌ترین مزایای VoIP و اینکه چرا بسیاری از شرکت‌ها به‌سرعت در حال مهاجرت به این فناوری هستند.

کاهش هزینه‌های تماس

یکی از اصلی‌ترین مزایای VoIP، کاهش چشمگیر هزینه تماس‌هاست. تماس‌های داخلی و بین‌المللی از طریق اینترنت انجام می‌شود و هزینه‌ای به‌مراتب پایین‌تر از تلفن‌های ثابت دارد. همچنین نیازی به پرداخت بابت سیم‌کشی، سانترال یا تعمیرات حضوری نیست.

کیفیت صدای بهتر

سیستم VoIP از اتصال اینترنت پرسرعت استفاده می‌کند و همین موضوع، امکان تماس‌های باکیفیت HD را فراهم می‌کند. در بسیاری از موارد وضوح و شفافیت صدا از خطوط تلفن ثابت بهتر است، به‌ویژه اگر تجهیزات مناسب و اینترنت پایدار در اختیار باشد.

امکانات پیشرفته تماس

VoIP فقط برای تماس‌های صوتی طراحی نشده؛ قابلیت‌هایی مانند ضبط تماس، صف تماس، منشی خودکار، شماره‌گیر مجازی و گزارش‌گیری، بخشی از امکانات استاندارد در اغلب سرویس‌های VoIP هستند. این ویژگی‌ها بدون نیاز به سخت‌افزار جانبی در دسترس قرار می‌گیرند.

نصب و راه‌اندازی سریع

راه‌اندازی یک خط VoIP به سادگی نصب یک نرم‌افزار یا اتصال یک دستگاه تلفن به مودم است. نیازی به حضور کارشناس یا اجرای پروژه‌ فنی نیست و بسیاری از کاربران می‌توانند در کمتر از یک ساعت، سیستم را فعال کنند.

مناسب برای کار از راه دور

کارمندان دورکار یا تیم‌های بین‌المللی می‌توانند از هر جایی تماس بگیرند یا پاسخ دهند؛ چون VoIP به مکان وابسته نیست و فقط به یک اتصال اینترنت نیاز دارد. این قابلیت، پشتیبانی از مشتری و همکاری تیمی را ساده‌تر می‌کند.

معایب و چالش‌های VoIP

هیچ فناوری‌ای بی‌نقص نیست و VoIP هم با همه امکاناتش، محدودیت‌ها و چالش‌هایی دارد که باید پیش از راه‌اندازی، از آن‌ها آگاه باشید. آنچه در ادامه می‌خوانید، مهم‌ترین مواردی‌ست که در تجربه‌ کاربران VoIP به‌عنوان نقاط ضعف گزارش شده‌اند.

وابستگی کامل به اینترنت

برخلاف تلفن‌های ثابت که تا حد زیادی مستقل عمل می‌کنند، VoIP بدون اینترنت عملاً از کار می‌افتد.

چون سیستم VoIP به زیرساخت اینترنت متکی است. یعنی هر اختلالی در اتصال اینترنت، مستقیماً بر کیفیت تماس‌ها اثر می‌گذارد. اگر سرعت پایین باشد یا اتصال ناپایدار، ممکن است تماس‌ها با تاخیر، خش‌خش، یا حتی قطع کامل مواجه شوند.

قطع خدمات در زمان قطعی برق

در تلفن‌های ثابت، قطع برق لزوماً به‌معنای قطع تماس نیست؛ اما سیستم VoIP برای عملکرد خود به تجهیزات الکترونیکی فعال نیاز دارد؛ از جمله مودم، روتر و تلفن IP.
در صورت قطع برق، اگر راهکاری برای پشتیبانی در نظر گرفته نشده باشد، ارتباط تلفنی نیز متوقف می‌شود. تنها راه جلوگیری از این مشکل، استفاده از منابع برق اضطراری مانند UPS یا ژنراتور است تا امکان تماس در شرایط بحرانی حفظ شود.

آسیب‌پذیری در برابر نوسانات شبکه

کیفیت تماس در سیستم VoIP همیشه یکنواخت نیست. حتی در مواقعی که اتصال اینترنت پایدار به‌نظر می‌رسد، ممکن است صدا با تأخیر برسد، بخش‌هایی از مکالمه از دست برود یا بین آنچه گفته و شنیده می‌شود فاصله بیفتد.

این مشکلات معمولاً به شرایط شبکه مربوط می‌شود و برای کاهش این اختلال‌ها، باید وضعیت شبکه به‌طور منظم بررسی و تنظیم دستگاه‌ها دقیق انجام شود.

نبود برخی خدمات جانبی

تلفن‌های ثابت امکاناتی مانند راهنمای شماره، دایرکتوری عمومی و خدمات مخابراتی را در اختیار کاربران می‌گذارند؛ در حالی که بسیاری از سرویس‌های VoIP این ابزارها را ندارند یا نسخه‌ ساده‌تری از آن را ارائه می‌دهند. در محیط‌های بزرگ یا نیازمند به جست‌وجوی دقیق، این موضوع ممکن است محدودکننده باشد.

VoIP برای چه کسانی مناسب است؟

سیستم VoIP برای گروه‌های مختلفی قابل استفاده است، اما برخی کاربران در عمل بهره‌ بیشتری از مزایای آن می‌برند. در این بخش به نمونه‌هایی اشاره می‌کنیم که VoIP برایشان انتخابی کاربردی‌تر و بهینه‌تر محسوب می‌شود.

کسب‌وکارهای کوچک و استارتاپ‌ها

استارتاپ‌ها و شرکت‌های کوچک معمولاً منابع محدودی دارند و طبیعی است که نخواهند برای راه‌اندازی یک سیستم تلفنی، هزینه‌های بالایی صرف کنند.

VoIP این امکان را فراهم می‌کند که بدون نیاز به تجهیزات پیچیده یا زیرساخت‌های تلفنی مبتنی بر خطوط شهری، یک مرکز تماس ساده و قابل گسترش ایجاد شود. استفاده از شماره‌های مجازی، داخلی‌های قابل تنظیم و مدیریت تماس از طریق نرم‌افزار، این سیستم را برای تیم‌های کوچک بسیار کاربردی کرده است.

تیم‌های دورکار و بین‌المللی

در تیم‌هایی که اعضای آن از شهرها یا کشورهای مختلف با یکدیگر همکاری می‌کنند، VoIP این امکان را فراهم کرده است که هر فرد از طریق لپ‌تاپ، گوشی یا اپلیکیشن اختصاصی، از هر کجا که اینترنت داشته باشد تماس برقرار کند یا به تماس‌های دیگران پاسخ‌گو باشد. برای تیم‌های دورکار، این ویژگی یعنی هماهنگی ساده‌تر و حذف محدودیت‌های جغرافیایی در ارتباطات.

افرادی که تماس‌های زیادی دارند و می‌خواهند در هزینه‌ها صرفه‌جویی کنند

VoIP به درد مشاوران، کارشناسان فروش، پشتیبان‌های فنی و تمام کسب‌وکارهایی که روزانه تماس‌های متعددی برقرار می‌کنند هم می‌خورد.

استفاده از VoIP باعث می‌شود این تماس‌ها با هزینه‌ کمتر انجام شود و در عین حال امکانات مدیریتی بیشتری در دسترس باشد. قابلیت‌هایی مانند ثبت تماس، گزارش‌گیری، انتقال خودکار یا پاسخ‌گوی خودکار، برای این کاربران بسیار مفید است و بهره‌وری آن‌ها را افزایش می‌دهد.

آینده تماس در دست VoIP!

VoIP امروز به بخشی از زیربنای ارتباطی بسیاری از شرکت‌ها تبدیل شده است. سیستم VoIP امکانی فراهم کرده که تماس تلفنی از محدودیت فیزیکی و زیرساختی جدا و وارد فضای نرم‌افزاری و ابری شود.

کسب‌وکارهایی که به پویایی، کاهش هزینه و دسترسی منعطف‌تر به تماس‌ها نیاز دارند، حالا این گزینه را در اولویت خود قرار داده‌اند. امکان پاسخ‌گویی از راه دور، مدیریت تماس‌ها و تنظیم ساختار دلخواه برای ارتباطات، VoIP را از یک ابزار ساده به یک راهکار جامع تبدیل کرده است.

سعی کردیم همه چیز درباره voip را به زبان ساده به شما توضیح دهیم؛ با این حال اگر سوالی دارید که در این مقاله جوابش را نگرفتید، حتماً در قسمت دیدگاه‌ها برایمان بنویسید تا بیشتر راهنمایی‌تان کنیم.

منابع: techtarget |‌ nextiva