Outlook چیست؟ آموزش نرم افزار outlook در ۱۰ دقیقه!

اوت لوک نرم‌افزاری که دست کم گرفته شده است. این نرم‌افزار با قابلیت‌های منحصر به فردی که دارد باید خیلی بیشتر از این حرف‌ها دیده می‌شد. می‌پرسید مگر قابلیت‌های اوت لوک چیست؟ تنها برخی از قابلیت‌های برنامه outlook عبارتند از:

• مدیریت راحت ایمیل‌ها
• دسترسی به محتوای چند آدرس ایمیل در یک صندوق دریافتی
• امکان ساخت تقویم و مدیریت تسک‌ها و…

در این مقاله قصد داریم به سوالاتی مثل outlook چیست پاسخ می‌دهیم و همچنین آموزش نرم افزار outlook را به صورت گام‌به‌گام برای شما عزیزان آماده کرده‌ایم.

نرم افزار outlook چیست؟

نرم‌افزار outlook برنامه‌ای برای مدیریت ایمیل است که به شما اجازه می‌دهد روی سرورهای مایکروسافت ایمیل دریافت و ارسال کنید. کار با outlook امکان دسته‌بندی و فیلتر کردن ایمیل‌ها را نیز به شما می‌دهد. با استفاده از این برنامه می‌توانید دسترسی راحت و سریع به مخاطب‌هایتان را تجربه کنید.

شاید نام outlook express را نیز شنیده باشید، این برنامه تفاوت‌هایی جزئی با نرم افزار outlook دارد. در ادامه به مهم‌ترین تفاوت‌های این دو برنامه اشاره‌ می‌کنیم.

Outlook Express چیست؟

Outlook Express نیز یک برنامهٔ مدیریت ایمیل است. تفاوت اصلی این برنامه با اوت لوک مایکروسافت در کاربران آن است. Outlook Express برای استفاده کاربران خانگی طراحی شده است در حالیکه microsoft outlook برای استفاده بیزنسی و حرفه‌ای‌تر طراحی شده است. این دو برنامه تفاوت‌های دیگری نیز باهم دارند، از جمله:‌

1. Outlook Express تنها امکان دریافت و ارسال ایمیل را فراهم می‌کند،‌ درحالیکه MS Outlook علاوه بر قابلیت ارسال و دریافت ایمیل به کاربران اجازه می‌دهد تقویم داشته باشند و آن را با هم‌گروهی‌هایشان به اشتراک بگذارند و تسک‌هایشان را مدیریت کنند و در مواقع نیاز تماس برقرار کنند.
2. MS Outlook قابلیت اتصال به Microsoft Exchange Server (سرورهای مایکروسافت) را دارد. در صورتی که اوت لوک اکسپرس نرم‌افزاری مستقلی است و این قابلیت را ندارد.
3. در Outlook Express می‌توانید پیام‌های ورودی را فیلتر کنید اما در برنامه اوت لوک مایکروسافت می‌توانید پیام‌های ارسالی را نیز فیلتر کنید.
4. Outlook Express با برنامه‌های دیگر سینک (همگام‌سازی)‌ نمی‌شود در صورتیکه MS Outlook با برخی از برنامه‌ها مثل Microsoft Office همگام می‌شود و کارها را تا اندازه قابل توجهی برای کاربران راحت می‌کند.

تفاوت این دو برنامه در یک نگاه:

توجه داشته باشید: برای استفاده از Microsoft Outlook باید یکی از نسخه‌های آفیس ۲۰۱۰، ۲۰۱۳، ۲۰۱۶ یا مایکروسافت ۳۶۵ را روی رایانه خود نصب کنید.

حال که با تفاوت‌های این دو نرم‌افزار آشنا شدیم،‌ وقت آن رسیده بررسی کنیم اصلاً چرا باید از این برنامه‌‌ها استفاده کنیم. مگر استفاده از Gmail چه مشکلی دارد که برای مدیریت ایمیل‌هایمان از out look استفاده کنیم؟

در ادامه به بررسی تفاوت‌های این برنامه‌ها می‌پردازیم.

تفاوت بین Outlook و Gmail چیست؟

جیمیل سرویس رایگان ایمیل گوگل یکی از محبوب‌ترین سرویس‌های ارسال و دریافت ایمیل در سراسر دنیاست. مهم‌ترین تفاوت‌های جیمیل و اوت لوک عبارت‌اند از:

• دسته‌بندی راحت ایمیل‌ها: در اوت لوک می‌توانید طبق خواسته خودتان ایمیل‌ها را فیلتر و دسته‌بندی کنید. با استفاده از این قابلیت هیچ‌گاه ایمیل‌هایتان را گم نمی‌کنید. توجه داشته باشید جیمیل هم به شما قابلیت فیلتر کردن ایمیل‌ها را می‌دهد، اما این قابلیت در جیمل بسیار محدودتر از اوت لوک است.
• دسترسی به صندوق دریافت به صورت آفلاین: نرم‌افزار اوت لوک به شما این امکان را می‌دهد تا بدون نیاز به اینترنت به صندوق ورودی پیام‌ها دسترسی داشته باشید. به کمک این ویژگی حتی در مکان‌هایی که اینترنت خط نمی‌دهد باز هم می‌توانید پیام‌هایتان را چک کنید.
• رابط کاربری قوی اوت لوک: نیازی نیست متخصص UI باشید تا متوجه شوید چه‌قدر رابط کاربری اوت لوک قوی‌تر از جیمیل است. شما در هر قسمت از این نرم‌افزار به راحتی می‌توانید آنچه را به دنبالش هستید پیدا کنید.
• اطلاعات کامل: مخاطب‌های اوت لوک می‌توانند اطلاعات تماس‌شان را در پروفایل ایمیل قراردهند. به این ترتیب زمانی که می‌خواهید به یکی از مخاطب‌هایتان ایمیل بزنید به راحتی می‌توانید به سایر راه‌های ارتباطی با آن‌ها نیز دست پیدا کنید. در این برنامه‌ حتی می‌توانید ببینید که مخاطب مورد نظرتان آنلاین است یا نه.

بیشتر مطالعه کنید: صفر تا صد طراحی ایمیل (برای تبلیغات و خبرنامه)

چهار کاربرد نرم افزار outlook در مدیریت ایمیل‌ها

حال که متوجه شدیم اوت لوک چیست و با نقاط قوت آن نسبت به سایر رقبایش آشنا شدیم، بهتر است بدانیم این ویژگی‌ها چه‌طور می‌توانند به ما در مدیریت ایمیل‌ها کمک کنند.

یک: امکان جست‌وجو

قابلیت جست‌وجو در میان مخاطب‌ها، تاریخ‌ها و ایمیل‌ها، با استفاده از کلمات کلیدی به شما امکان دسترسی به ایمیل‌های مهم را می‌دهد. همچنین می‌توانید از امکان دسته‌بندی و اولویت‌دادن به ایمیل‌ها هم بهره‌مند شوید.

دو: همگام‌سازی اوت‌لوک با تلفن همراه

با Microsoft Outlook می‌توانید چند حساب کاربری از سرویس‌های متفاوت ارائه‌دهنده ایمیل را مدیریت کنید. با پروتکل‌هایی مانند IMAP و POP3 قادر خواهید بود چند حساب را یک‌جا جمع‌آوری و اداره کنید. همچنین می‌توانید برای هریک از حساب‌های کاربری خود پوشه‌های جداگانه بسازید.

همه این‌کارها در نسخه موبایل یا اپلیکیشن اوت لوک هم قابل انجام است. بنابراین در هر لحظه می‌توانید به حساب کاربری خود سر بزنید، پیام‌ها را بررسی کنید، به آن‌ها در کوتاه‌ترین زمان پاسخ بدهید و همه‌چیز را زیر نظر داشته باشید.

سه: ارتباط از طریق اوت لوک

گاهی لازم است تقویم خود را با همکاران به‌اشتراک بگذارید، این کار با تقویم Microsoft Outlook قابل اجرا است.

علاوه‌براین می‌توانید رویدادها، جلسات کاری یا تسک‌هایی که قرار است انجام دهید را در تقویم‌های آنلاین ایجاد و به‌طور مرتب ویرایش کنید. به‌علاوه می‌توانید به مشتریان یا اعضای تیم خود هم دسترسی بدهید تا از اطلاعات تقویم استفاده کنند.

چهار: ایمیل مارکتینگ و کمپین‌های بازاریابی

کمتر کانال ارتباطی را می‌توان یافت که اصالت و اعتبار ایمیل را داشته باشد و در این سال‌ها دیدیم که هیچ‌یک از شبکه‌های اجتماعی نتوانستند جایگزین ایمیل شوند. بسیاری از کسب‌وکارها، صاحبان برند، بازاریابان و افراد حرفه‌ای از ارتباط ایمیلی برای معرفی برند خود و ارتباط با مخاطب‌ها و مشتریان استفاده می‌کنند.

در این شرایط شما با انبوهی از ایمیل‌ها روبه‌رو می‌شوید که باید شخصی‌سازی شوند و در زمان مناسب به دست مخاطب هدف برسند. با آموزش نرم افزار outlook می‌توانید این مراحل را به‌تنهایی و بدون نیاز به گذراندن دوره و صرف هزینه انجام دهید.

مزایا و معایب microsoft outlook چیست؟

اگرچه برنامه outlook با قابلیت‌ها و امکانات متنوع محبوبیت زیادی دارد؛ اما در کنار امتیازها، نقدهایی هم به آن وارد است. اجازه دهید با بررسی مزیت‌های آن شروع کنیم:

 ۳مزیت مهم outlook چیست؟

استفاده از outlook مزایای بسیاری دارد که سه مورد از مهم‌ترین آن‌ها عبارتند از:

•       امنیت؛ اقدامات امنیتی مایکروسافت برای پلتفرم اوت لوک قابل قبول است. امکان مسدود کردن فرستنده‌ها و فیلتر ایمیل‌های ناخواسته، داده‌های مشکوک، فیشینگ و باگ‌های وب از اطلاعات شما محافظت می‌کند.
•       رابط کاربری یوزر فرندلی؛ مثل سایر ابزارهای مجموعه آفیس، Outlook هم رابط کاربری آسان و آشنایی دارد. بنابراین اگر اصول اولیه کار با ابزارهای آفیس و اصطلاح‌های آن را بلد باشید یادگیری اوت لوک هم راحت خواهد بود.
•       فضای کاربری چشم‌نواز و قابل سفارشی‌سازی؛ اوت لوک مایکروسافت رابط کاربری مدرن و گزینه‌هایی برای شخصی‌سازی قسمت‌های مختلف دارد که استفاده از آن را آسان می‌کند.

معایب مایکروسافت اوت لوک چیست؟

اینکه بدانید مشکل کاربران با Microsoft Outlook چیست کمک می‌کند درباره نرم‌افزار مدیریت ایمیل سنجیده‌تر تصمیم بگیرید. نکات زیر برجسته‌ترین مشکلات اوت لوک هستند:

•       پشتیبانی سیستم‌عامل‌ها؛ اوت لوک برای سیستم‌عامل‌های مایکروسافت مانند ویندوز طراحی شده است. اگرچه روی MAC هم قابل اجرا است؛ اما پشتیبانی خوبی از سیستم‌های مبتنی بر لینوکس ندارد.
•       یکپارچه‌سازی سخت‌تر با سایر برنامه‌ها؛ ممکن است برای تنظیم جلسات و برنامه‌های شخصی از تقویم گوگل (Google Calendar) استفاده کنید. متاسفانه برنامه‌هایی مانند گوگل کلندر با اوت لوک ادغام نمی‌شود. بنابراین انتقال اطلاعات از تقویم گوگل به اوت لوک را باید دستی انجام دهید یا از برنامه‌های رابط کمک بگیرید.
•       پشتیبانی نکردن از مرورگر Mozilla Firefox؛ این برنامه در مرورگر Mozilla Firefox قابل اجرا نیست. البته برای رفع این مشکل می‌توانید از سایر مرورگرها استفاده یا نرم‌افزار اوت لوک را روی ویندوز نصب کنید و به راحتی بدون نیاز به مرورگر از آن استفاده کنید.

بیشتر مطالعه کنید: معرفی بهترین سرویس های ایمیل مارکتینگ در سراسر دنیا

راهنمای استفاده از outlook روی موبایل و کامپیوتر

اگر مشتاق شده‌اید از برنامه ساماندهی حساب‌های ایمیلی استفاده کنید، این بخش برای شما است چراکه به آموزش کار با outlook اختصاص دارد. اگرچه همان‌طور که اشاره شد این نرم‌افزار رابط کاربری بسیار آسانی دارد و تنظیمات اولیه تنها در چند دقیقه انجام می‌شوند.

آموزش استفاده از برنامه outlook روی کامپیوتر

هنگامی که بخواهید حساب Gmail خود را به Outlook اضافه کنید به آدرس ایمیل و رمز عبور خود نیاز دارید. پس از آن Microsoft Outlook با استفاده از IMAP به‌صورت خودکار حساب شما را اضافه می‌کند.

ممکن است نحوه افزودن آدرس پست الکترونیکی به اوت لوک، راه‌اندازی و تنظیم Microsoft Outlook در همه نسخه‌ها به‌طور کامل شبیه به هم نباشد. بااین‌حال روند کلی فرآیند اضافه‌کردن ایمیل یکسان و به‌صورت زیر است:

•       وارد‌شدن به نرم‌افزار Outlook با کلیک روی آیکن برنامه
•       انتخاب گزینه E-mail Account
•       رفتن به پنجره بعدی با فشردن دکمهٔ Next
•       ثبت‌نام
•       انتظار برای تکمیل فرایند و در پایان فشردن گزینه Finish

توجه: گزینه Manual Setup برای تنظیم‌های شخصی و انتخاب سرور اضافی است.

با وارد‌کردن اطلاعات درست و پیمودن مسیر بالا، پنجره‌ای باز می‌شود و تایید می‌کند که فرآیند اضافه‌کردن حساب ایمیل به Microsoft Outlook با موفقیت انجام شده است. حالا می‌توانید از برنامه استفاده کنید.

آموزش استفاده از برنامه outlook روی موبایل

برای این منظور ابتدا باید اپلیکیشن Outlook را روی تلفن همراه نصب کنید. پس از آن مراحل زیر را بگذرانید:

•       دانلود، نصب و راه‌اندازی اولیه اوت لوک
•       ورود به برنامه با استفاده از آدرس ایمیل
•       وارد کردن رمز عبور
•       فعال‌سازی ورود دومرحله‌ای
•       دریافت ایمیل تایید و بازگشت به برنامه

به همین راحتی اکانت اوت لوک شما راه‌اندازی شد!

آشنایی با هاست ایمیل و مزایای آن

هاست ایمیل سرویسی است که به شما اجازه می‌دهد ایمیل‌هایتان را روی فضای وب ارسال، دریافت و ذخیره کنید. این سرویس امکاناتی از جمله قابلیت آنتی‌اسپم و فیلتر کردن ایمیل‌ها را نیز به شما می‌دهد. اما با وجود نرم‌افزارهایی مانند اوت لوک چرا باید از هاست ایمیل استفاده کنیم؟

قبل از اینکه دلایل استفاده از هاست ایمیل را بررسی کنیم باید بدانید استفاده از هاست ایمیل برای مصارف شخصی توصیه نمی‌شود و برای افرادی که در دنیای حرفه‌ای کار می‌کنند به دلایل زیر مناسب است.

1. اطلاعات مهم خودتان و مشتری‌هایتان را به خطر نیندازید: با خرید هاست ایمیل اطلاعات مهم را روی هاستی که خریده‌اید ذخیره می‌کنید. به این ترتیب هیچ نسخه‌ٔ دیگری از اطلاعات شما روی سرور سازمان‌های دیگر مثل سرور مایکروسافت یا جیمیل وجود ندارد.
2. ایمیل سازمانی با نام دامنه شخصی داشته باشید: با استفاده از هاست ایمیل می‌توانید ایمیل با نام دامنه شخصی داشته باشید. یعنی به جای آدرس ایمیل‌های عادی مثل: username@gamil/yahoo.com آدرس شخصی‌سازی شده مثل [email protected] داشته باشید. یکی از مزایای داشتن ایمیل شرکتی بالا بردن اعتبار شما نزد مخاطب‌هایی است که از طریق ایمیل با آن‌ها سروکار دارید.
3. از سرعت بالای سایت خود محافظت کنید: با تهیه هاست ایمیل اطلاعات ایمیل شما روی هاستی جدا از هاست میزبانی نگه‌داری می‌شود و دیگر نیاز نیست نگران پایین آمدن سرعت سایت به دلیل ذخیره اطلاعات زیاد روی هاست اصلی باشید.
4. بازاریابی ایمیلی راحت‌تر از همیشه: با استفاده از هاست ایمیل می‌توانید به راحتی بازاریابی ایمیلی‌ کسب‌وکارتان را پیش ببرید، ایمیل‌ انبوه ارسال کنید و میزان فروش‌تان را بالا ببرید.

برای مشاهده‌ٔ پلن‌های هاست ایمیل لیموهاست می‌توانید روی لینک خرید هاست ایمیل کلیک کنید.

افراد حرفه‌ای‌ نگران رسیدگی به انبوه ایمیل‌های خود نیستند

در این پست وب‌سایت لیموهاست درباره اینکه نرم افزار Microsoft Outlook چیست و مقایسه آن با سایر برنامه‌های مدیریت ایمیل صحبت کردیم. بنابراین چه شخصی با حجم زیادی از پیام‌های ایمیلی باشید، چه صاحب برند یا بازاریاب ایمیلی جای نگرانی نیست! تکنولوژی‌های بسیاری برای راحت‌تر کردن کار شما از جمله اوت لوک روانه‌ٔ بازار شده‌اند. شما برای مدیریت ایمیل‌هایتان از چه ابزاری استفاده می‌کنید؟ برایمان کامنت کنید.

برای نوشتن این بلاگ پست از منابع زیادی از جمله mailconvertertools و nucleustechnologies و support.microsoft استفاده کردیم.